Konkretyzowanie scenariusza przechodzi w fazę konkursową po kolaudacji, merytorycznym zatwierdzeniu treści wystawy oraz formalnym potwierdzeniu dostępności przewidywanych eksponatów. W tym etapie praca przenosi się do zespołów projektowych, które prowadzą prace dotyczące projektowania w wyspecjalizowanych programach służących do projektowania. W Ekspozeo przewidziano wsparcie tej części prac. Proponuje się urządzenie biura – ośrodka wymiany informacji pomiędzy muzeum, galerią a zespołami konkursowymi.
Biuro, o którym mowa działa na podobnej zasadzie jak poczta elektroniczna, w której są foldery z dostępami dla wszystkich, tylko dla konkretnego konkursowicza i administratorów, oraz wyłącznie dla administracji. Wiadomości są awizowane poprzez ikonki w pracy internetowej oraz impulsy w aplikacji na telefon komórkowy. Może być to także powiadomienie SMS czy pocztą elektroniczną – zależnie do ustawienia użytkownika o powiadomieniach.
Procedura związana z wyłonieniem w drodze konkursu projektanta wystawy może być przeprowadzona w całości za pomocą internetowej wersji Ekspozeo. Wszystkie zainteresowane podmioty mają do niej dostęp za pomocą założonych przez organizatora konkursu indywidualnych kont. Organizator może udostępnić uczestnikom postępowania całość lub tylko część projektu (np. tylko ten fragment scenariusza, którego dotyczy konkurs).
Pracę na platformie Ekspozeo ułatwiają panele pracy. Ich układ jest wzorowany na platformach społecznościowych oraz na poczcie elektronicznej. W każdym z paneli powoływane są obligatoryjne, ogólnodostępne lub indywidualne hierarchie, a w nich umieszczane są tematy, odpowiedzi, załączniki itp. Taki układ umożliwi gromadzenie informacji w jednym miejscu, bez potrzeby archiwizowania ich w indywidualnych skrzynkach mailowych. Ma zarazem uporządkować dostępność do informacji, by można było prowadzić wymianę informacji w poszczególnych dziedzinach czy branżach.
Etap konkursowy kończy się rozstrzygnięciem, która wizja będzie wdrażana. Po rozstrzygnięciu wybrane prace mogą być zapisane, by były dostępne dla dalszych prac. Możliwe są jeszcze dalsze działania pokonkursowe, celem uściślenia, dopracowania itp. Etap ten kończy się z chwilą podpisania umowy z wyłonionym projektantem.
