Wszystko co się dzieje w magazynach wynika z dokumentów:
- zewnętrznych
- PZ - zakupy, przyjęcia z zawnątrz i ich korekty, zwroty do dostawców ZT
- WZ - sprzedaż, wydania na zewnątrz i ich korekty - zwroty z zewnątrz ZZ
- wewnątrznych
- PW - przyjęcia wyrobu z własnego wytworzenia
- RW - wydania na wewnętrzne potrzeby i zwortu z takiego wydania ZW
- korekt ilościowych
- IRP i IRR - dokumentów poinwentaryzacyjnych przychodów i rozchodów
- korekt wartościowych
- PCP i PCR - dokumentów wycofania rzeczy ze starą ceną i wprowadzenia ich z ceną nową
W systemie można prowadzić także dokumenty związane z następującymi sytuacjami:
- RW wskutek inwentaryzacji - gdy bardzo często są wydania wewnętrzne więc na koniec z reguły miesiąca następuje inwentaryzacja by zliczyć te wydania i ustalić stan
- RW do przerobu obcego - gdy wydawane są materiały na zewnątrz ale nie do sprzedaży lecz wytworzenia nowej rzeczy, która będzie przyjęta dokumentem PW.
Zmiany w magazynach są dokonywane na dwa tempa:
- wytworzenie dokumentów, wprowadzenie towarów, materiałów i decyzja logistyczna (dawniej działu zaopatrzenia i zbytu) albo komisji inwentaryzacyjnej o wykonaniu. W ten sposób zapisywane są w kartach magazynowych planowane przychody i rozchody,
- rzeczywiste przyjęcia i wydania na miejscu w magazynie potwierdzone przez magazyniera.
Uwagi:
- z planowanych przyjęć nie można robić rozchodów (nawet planowanych), natomiast planowane wydania "rezerwują" towary, materiały i nie można ich wydać ponownie.
- nadmierne przeciąganie stanu planowania może spowodować problem w utrzymaniu chronologii rzeczywistych ruchów i naliczenia cen oraz stanów końcowych.