W części Administracja, finanse w menu Magazyny pierwszym wyborem jest rejestr magazynów:
Znajdują się na niej wprowadzone magazyny. Nad tabelą są podane funkcje magazynowe, oprócz standardowych (Dołącz, Popraw, Usuń) można przeglądnąć karty magazynowe, wydane dokumenty, a także zestawienia stanu na wybrany moment, obroty za okres, raport na koniec miesiąca, oraz inne zestawienia w opcji Drukuj.
Jeśli nie ma jeszcze żadnego magazynu, a ma być prowadzona gospodarka magazynowa, to należy za pomocą opcji Dołącz dodać magazyn. Tak opcja jak i opcja Popraw wywołają ekran danych magazynu:
| Ekran | Opis |
|---|---|
| W tej części jest opis magazyny, miejsce oraz przypisanie do stanowiska sprzedaży. Przypisanie jest istotne zwłaszcza dla stoisk, unika się w ten sposób potrzebę wybierania magazynu w trakcie sprzedaży, jest to jednocześnie metoda rozliczenia się z rzeczy w magazynie. Należy wprowadzić sposób numeracji dokumentów, w której będzie użyty min. kod magazynu. Numeracj amoże być roczna/miesięczna z uwzględnieniem rodzaju dokumentu albo bez. |
| W magazynie można prowadzić wszystkie rodzaje rzeczy, albo można ograniczyć tylko do wybranego np. towarów, czy materiałów. W systemie wartościowanie w kazdym z magazynów może być prowadzone oddzielnie. Ceny generalnie rozchodów i ich zwrotów mogą być ustalane:
Jest możliwość ustalenia minimów stanu, zejście poniżej może być wykorzystane do zestawienia zapotrzebowania. |
| Jeżeli Muzeo współpracuje z systemem finansowo-księgowym (FK), a tak prowadzona jest gospodarka magazynowa, to dla każdego magazynu można określić konta księgowe zapisu wartości z dokumentów magazynowych. Będą one wykorzystane w dekrecie dokumentu magazynowego przesyłanego z Muzeo do FK. Na pewno należy wskazać konto stanu magazynu, pozostałe konta mogą być określane z kont ogólnych zapisanych w danych muzeum lub oddziału z uwzględnieniem rodzaju rzeczy: towaru, materiału albo wyrobu. |
Dokumenty – uruchamiane jest okno z listą dokumentów powiązanych z daną kartą KTM. Jeśli były wydania lub przyjęcia, będą tutaj widoczne dokumenty potwierdzające kiedy i co działo się z przedmiotem.
W nowym oknie akcje menu:
dołącz – nowy dokument magazynowy, następnie wybór
popraw – poprawianie dokumentu
usuń – usuwa na stałe dokument
przelicz – przelicza wartości, jeśli coś było wycofywane z wydania lub dołączane, a wartości nie zgadzają się, wciśnięcie przelicz pozwoli przeliczyć ponownie wartości i ilości
Cofnij akceptację – jak nazwa wskazuje, wycofanie akceptacji dokumentu
Zapisz do magazynu – zapisuje wydanie/przyjęcie do magazynu ilości i wartości
Księguj – zapisanie wartości dekretem
Pozycje – poszczególne pozycje dokumentu na liście
Import/export – dołączenie do systemu danych z innych systemów księgowych, za pomocą specjalnie przygotowanych formuł lub wyniesienie danych na zewnątrz do importu w innym systemie (górne menu ‚Wykonaj’ otworzy okno z fakturami i paragonami, które mają być wyeksportowane lub zaimportowane)
Stan – Pokazuje stan pozycji, jakie są wprowadzone do magazynu. W pierwszym oknie należy określić, co ma być przeglądane, a następnie po zatwierdzeniu pojawi się lista.
Obroty – okno z listą obrotów danego magazynu.