Dołączenie nowego wpisu do dziennika uruchamiamy poprzez kliknięcie przycisku Dołącz 
, po czym nastąpi uruchomienie okna Pozycja dziennika, które należy uzupełnić.
Opis pól
| Opis | |
|---|---|
| Rodzaj | Wybór z listy, jaki dokument chcemy dodać do dziennika, poniżej mamy checkboxy do odznaczania: Zastrzeżony wgląd do pism (jeśli chcemy, aby dostęp do dokumentu miały określone osoby), Do zapisu dokumentu w Muzeo (po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest wybranie kooperanta tylko z listy zdefiniowanych), Dokument zapisany już w systemie |
| Symbol | Wpisujemy symbol dokumentu np. w przypadku faktury, umowy - jej numer |
| Checkbox | dokument wysłany/dokument otrzymany - zaznaczamy, czy jest to dokument otrzymany przez nas, czy dokument, który mamy zamiar wysłać; ikona obok informuje nas, czy dokument jest otrzymany |
| Data wystawienia | data wystawienia dokumentu |
| Data w dzienniku | data wprowadzenia dokumentu |
| Nr dziennika i kod | numer dziennika oraz kod nadawany automatycznie |
| Tryb nadania | wypełnia się w przypadku dokumentu wysyłanego. Wybrane hasło ze słownika lub wpisywane wprost w to pole |
| Znak w dzienniku | każdy wpis w dzienniku ma swój numer oraz znak. Znal zazwyczaj składa się z kodu dokumentu, roku i numeru w roku. Jeśli numeracja jest miesięczna, to w znaku powinnien być ujęty także miesiąc ujęty. Chodzi o jednoznaczne oznaczenie wpisu w skali wielu muzeów i lat. |
| Wartość | wartość, jeśli jest podana |
| Płatność | poprzez wybór ze słownika przy pomocy klawisza F3, jaki rodzaj płatności dotyczy dokumentu, do dnia określa datę podaną jako ostateczną datę do zapłaty |
| Kooperant | wybór kooperanta, którego dotyczy dokument poprzez przycisk |
| NIP, Kod, Miasto | dane kooperanta - podczytywane po wyborze Kooperanta |
| Dotyczy | Oznacznie to ma charakter informacyjny w przeglądzie dokumentów. Można wpisać cokolwiek albo wybrać hasło ze słownika (klawisz F3). Jeśli w stałych użytkownika zapisane jest automatyczne uzupełnianie, to nowe hasło wpisane automatycznie doda się do słownika |
| Treść, Uwagi | miejsce na opis i uwagi dokumentu |
| Obraz dokumentu | umieszczony jest tutaj obraz pdf albo pliku graficznego. W fakturach sprzedaży automatycznie do tego pola zapisywana jest jej kopia (oryginał w pole Plik, pdf ). W pozostałych dokumentach w to pole można wpisać pdf lub plik graficzny za pomocą klawisza F3 - trzeba po włączeniu klawisza wskazać plik z dysku/pulpitu. W obiegu dokumentów tutaj zapisywany są skany dokumentów otrzymanych |
| Pola na dole pod kreską | Opis → Skrócony obieg dokumentów |
| Dowiązanie dokumentu bieżącego |
|
Poprzez kliknięcie w przycisk 
następuje zapisanie pozycji i tym samym zamknięcie nowo utworzonego wpisu i powrót do ogólnego widoku ekranu dziennika.
Zapis rekordu można dokonać również klawiszem klawiatury F2 (podpowiedź widoczna w nazwie omawianego przycisku akcji).
Poprzez kliknięcie w przycisk 
następuje anulowanie rekordu i tym samym zamknięcie i powrót do ogólnego widoku ekranu dziennika. Anulowania rekordu można dokonać również klawiszem klawiatury ESC (podpowiedź widoczna w nazwie omawianego przycisku akcji).
Uwaga: Użycie omawianego przycisku spowoduje anulowanie rekordu bez zapisu, a co za tym idzie - trwałą utratę wprowadzonych do nowo redagowanego rekordu danych!