Zespół promocji odgrywa zasadniczą rolę w tworzeniu wystawy - na nim ciąży jej pozycjonowanie w świecie zewnętrznym. Jego praca zaczyna się na wczesnym etapie - może brać udział w doborze interesariuszy, rozsyłać zaproszenia do wypełnienia ankiet, brać udział w ich analizach. Dział ten zajmuje się także tworzeniem tekstów, publikacji, broszur, katalogów i innych wydawnictw, które można wpisać do systemu. Może się okazać, że do ich przygotowania potrzebne są obiekty (najczęściej zdjęcia) - w Ekspozeo zespół ds. promocji może o nie zabiegać w takim samym trybie jak zespół scenariuszowy, a więc tworzyć własne preasety czy tworzyć kwerendy. Poszukiwane obiekty mogą też być lokowane w tych samych kwerendach, co obiekty zespołu scenariuszowego, zwłaszcza że często są to te same obiekty, ale występujące w innej formie (zwykle cyfrowej). Różnice w takich przypadkach dotyczą najczęściej pól eksploatacji.
Ekspozeo umożliwia również prowadzenie w systemie równoległych do wystawy eventów okołowystawowych np. sympozjów, akademii itp., które będą mieć z główną wystawą wiele wspólnego (np. obiekty, budżet). Sposób pracy jest analogiczny do pracy przy tworzeniu wystawy podstawowej, ale niektóre elementy mogą być pominięte.
Ekspozeo umożliwia nie tylko zaplanowanie działań promocyjno – wydawniczych (włącznie z określeniem ich celu i adresatów), ale też ułatwi ich należytą – i terminową - realizację. System pozwala na dołączenie dowolnej ilości plików - projektów broszur, katalogów, tekstów, zdjęć, zaproszeń itd.
