Delegacje

Menu systemu:  administracja, finanse  administracja  delegacje.

Zaklikując w menu delegacji pojawi się pytanie o podanie okresu dla jakiego ma być otworzone okno.

Menu boczne ma przypięte akcje tak jak menu górne.

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu wyświetli się okno, w którym można dodawać kolejne delegacje. Opcja dołącz uruchamia okno do wypełnienia pól:

– stanowisko główne – musi być wskazane stanowisko zakupowe, po najechaniu kursorem w pole i naciśnięciu  wyświetli się okno ze spisem stanowisk. Jeśli nie ma zdefiniowanego stanowiska zakupów również tutaj za pomocą dołącz można dopisać niezbędne stanowisko.

Pierwsza zakładka okna:

– rodzaj dokumentu uzupełniany jest z systemu – opis w polu „delegacja”;

– data wystawienia – domyślnie jest bieżąca, można ją jednak zmienić zgodnie z danymi z dokumentu; rok i miesiąc jest domyślny

– nr dokumentu i symbol nadawany jest automatycznie, jako kolejny po poprzednim;

– pole pracownik – po wciśnięciu  otworzy okno z pracownikami do wyboru, zaznacza się właściwą osobę, która jedzie/była w delegacji, jeśli taka nie istnieje na spisie, można dołączyć w oknie nowych pracowników;

– dział – można przypisać koszt delegacji do działu – w nowym oknie pojawi się lista działów z opisem, jeśli nie ma jeszcze wprowadzonych, użytkownik za pomocą dołącz może dodać nowe;

– cel podróży – krótki opis w jakim celu wysyłany jest pracownik;

– środek lokomocji – należy uzupełnić czym pracownik w delegacji przemieszcza się w delegacji;

– pole „wyjazd z” – pole do wpisania miejscowości startowej, pole „wg bazy” po zakliknięciu w nim  pozwoli wybrać miasto z listy istniejącej w bazie;

– pole „przyjazd do” – miejsce docelowe, można wpisać ręcznie lub kliknąć, tak aby kursor był w polu „przyjazd wg bazy” i wybrać miasto z okna listy miast z bazy systemu ( kliknięcie   uruchamia okno);

– kraj delegacji – jeśli jest więcej niż jeden kraj delegacji, to należy wpisać kraj, z którego wyjeżdża pracownik, dodatkowe etapy w innych krajach zostaną dopisane w osobnym oknie;

– zaliczka – po wpisaniu zaliczki będzie ona później brana pod uwagę przy rozliczeniu pieniędzy, jakie pracownik wydał w czasie delegacji, widoczna w systemie w oknie „rozliczenie zaliczek”;

– „noclegi płatne ryczałtem ” – zaznaczenie checkbox spowoduje doliczenie ryczałtu;

Druga zakładka okna:

– sposób zapłaty – po zakliknięciu w pole i klkinięciu  z klawiatury, pojawi się okno z listą gotowych do wyboru sposobów zapłaty; jeśli nie ma odpowiedniego sposobu, można dopisać swoje pojęcie do słownika;

– na konto – pole do wpisania numeru konta;

– do systemu FK – opcja pozwala przypisać do konta koszt w systemie FK  Xpertis;

Po uzupełnieniu pół należy zatwierdzić nową delegację wciskając z klawiatury .

Dodawanie nowego kraju delegacji

Przy dodawaniu nowego etapu, wskazuje się kraj. Dlatego cała delegacja może być rozliczana za poszczególne odcinki. Po dodaniu wszystkich etapów, kwoty są sumowane.

Menu opcji w oknie dodawania delegacji

Szukaj

Kolejność

Dołącz

Popraw

Przelicz

Księguj

Ryczałty

Odległości

Okno

Dodawanie etapu delegacji

Zaklikując w dolnej części okna – „etapy delegacji” – uaktywni się menu dla niego.

Menu dolnego okna etapu delegacji

Szukaj – opcja wyszukiwania wpisów na liście

Kolejność – pozwala ustalić inna kolejność wyświetlania, niż domyślna; ustala się nowy indeks w jakiej kolejności mają być ustawione wpisy, w oknie pojawią się pola, zaklikując dodaj pojawią się w nowym indeksie;

Dołącz – opcja dołączania nowego etapu, uruchamia okno z polami do uzupełnienia;

Popraw – poprawianie już istniejących wpisów;

Przelicz – przelicza wartości

Ryczałty – okno ze słownikiem diet i ryczałtów, dla różnych krajów; użytkownik definiuje stawki w systemie zgodne z ustawą ( przepisami w danym kraju). Klikając dołącz w oknie stałych ryczałtów, wyświetli się nowe okno z polami (po ustawieniu kursora w polu, klawisz  otworzy bazę gotowych pojęć ): pojęcie słownika, rodzaj dokumentu, zakres dat od kiedy do kiedy obowiązuje, kraj obowiązywania i kwota.

Odległości –

Okno – ustawienia indywidualne użytkownika

Akceptacja delegacji

Po dodaniu nowej delegacji i jej etapów, można uznać dokument za gotowy. W systemie w menu górnym należy zakliknąć GOTOWY. Spowoduje to zaakceptowanie dokumentu.

Na ekranie pojawi się komunikat „Do delegacji musi być wybrana osoba lub kooperant” , jeśli użytkownik nie wskaże w oknie dodawania delegacji, kogo dotyczy dokument.