Do zapisania zwrotu należy wskazać deponenta, oraz podać datę wystawienia dokumentu, datę i miejsce wydania i inne dane:
Zwrot może odbywać się partiami, wówczas do każdej będzie przypisany osobny protokół, Są odpowiednie oznaczenia wypełniane automatycznie wskutek zarządzania protokołami zwrotu.
Przebieg zwrotu także wypełniany jest automatycznie wskutek akcji na panelu A zarządzania zwrotami a potwierdzenie magazynowe i protokolarne poprzez zatwierdzenie tych dokumentów.
Samo zapisanie muzealiów do zwrotu powoduje ich oznaczenie jako zwróconych, ponieważ nie wymaga się w systemie wydania z magazynów oraz przekazania protokołami do właściciela.