Wszystko co się dzieje w magazynach wynika z dokumentów:

• zewnętrznych
  • PZ - zakupy, przyjęcia z zawnątrz i ich korekty, zwroty do dostawców ZT
  • WZ - sprzedaż, wydania na zewnątrz i ich korekty - zwroty z zewnątrz ZZ
• wewnątrznych
  • PW - przyjęcia wyrobu z własnego wytworzenia
  • RW - wydania na wewnętrzne potrzeby i zwortu z takiego wydania ZW
• korekt ilościowych
  • IRP  i IRR - dokumentów poinwentaryzacyjnych przychodów i rozchodów
• korekt wartościowych
  • PCP i PCR - dokumentów wycofania rzeczy ze starą ceną i wprowadzenia ich z ceną nową

W systemie można prowadzić także dokumenty związane z następującymi sytuacjami:

• RW wskutek inwentaryzacji - gdy bardzo często są wydania wewnętrzne więc na koniec z reguły miesiąca następuje inwentaryzacja by zliczyć te wydania i ustalić stan
• RW do przerobu obcego - gdy wydawane są materiały na zewnątrz ale nie do sprzedaży lecz wytworzenia nowej rzeczy, która będzie przyjęta dokumentem PW.

Zmiany w magazynach są dokonywane na dwa tempa:

• wytworzenie dokumentów, wprowadzenie towarów, materiałów i decyzja logistyczna (dawniej działu zaopatrzenia i zbytu) albo komisji inwentaryzacyjnej o wykonaniu. W ten sposób zapisywane są w kartach magazynowych planowane przychody i rozchody,
• rzeczywiste przyjęcia i wydania na miejscu w magazynie potwierdzone przez magazyniera.

Uwagi:

• z planowanych przyjęć nie można robić rozchodów (nawet planowanych), natomiast planowane wydania "rezerwują" towary, materiały i nie można ich wydać ponownie.
• nadmierne przeciąganie stanu planowania może spowodować problem w utrzymaniu chronologii rzeczywistych ruchów i naliczenia cen oraz stanów końcowych.