Funkcja ta pozwala na utworzenie opisów bibliograficznych dotyczących poszczególnych pozycji księgozbioru oraz pracę na tych opisach.

(Dopiero gdy mamy wpisany dany opis, możemy do niego przypisać egzemplarz,  któremu nadamy numer w księdze inwentarzowej.)

Po wejściu w Opisy bibliograficzne pojawia się okno, w którym wyświetlają się tytuły pozycji, jeśli już zostały one wpisane do Biblioteki.

Z górze ekranu (oraz po jego lewej stronie w Muzeo Standard) znajdują się przyciski oraz pola wyboru, które pozwalają na pracę nad opisem, a także na przypisanie do opisu egzemplarza.

Opis bibliograficzny możemy wprowadzić na trzy sposoby:

•  A - pobranie i dołączenie opisu z Biblioteki Narodowej,

•  B - pobranie i dołączenie opisu z innej wyszukiwarki, np. KaRo,
•  C - wpisanie opisu z autopsji, czyli odręcznie

A.  Pobranie i dołączenie opisu z Biblioteki Narodowej jest najbardziej polecanym oraz najprostszym sposobem wprowadzenia opisu.

Po kliknięciu na przycisk pojawia się okno Wyszukiwanie wg zasobów BN

Jeśli poszukiwana pozycja nie jest książką, rozwijamy pole wyboru i wybieramy rodzaj pozycji, np. mapę czy nuty. 

Następnie szukamy opisu w bazie poprzez przynajmniej jedno kryterium: ISBN (w przypadku książki), Tytułu (wystarczy część tytułu), Autora, Miejsca wydania czy innego wyróżnika z rozwinięcia) i klikamy "Szukaj".

Pojawi się komunikat  "Wyszukiwanie zewnętrzne. Proszę czekać..." i lista pozycji, które odpowiadają podanym kryteriom.

Schodzimy kursorem na szukaną pozycję (zostanie podświetlona) i naciskamy Enter. Po komunikacie "Pobieranie opracowania" otworzy się okno MARC 21.

Marc 21 to ujednolicony format danych bibliograficznych, stosowany w zautomatyzowanych systemach bibliotecznych. Ten elektroniczny format jest strukturą służącą do zapisu danych w postaci kodów i informacji słownych.

Obecnie najpopularniejszy na świecie, jest też wykorzystywany przez polską Bibliotekę Narodową.

Po kliknięciu przycisku "Rozwiń wszystkie" możemy podejrzeć, jak wygląda opis w Marc 21 w przypadku konkretnej wczytanej pozycji:

 Po zatwierdzeniu opisu Marc 21 poprzez kliknięcie w górnym menu / pojawi się okno "Edycja", służące do edytowania opisu bibliograficznego.

Dzięki wczytaniu Marc 21 jest ono już uzupełnione:

Na górze ekranu widać pola edycji:

• Tytuł i twórcy
• Opis tomu
• Strefa, adres wydania
• Opis fizyczny
• ISBN, ISSN, Serie
• www
• Uwagi/Inne

Są to pola opisu bibliograficznego, które wczytały się automatycznie po zatwierdzeniu Marc 21. 

Samodzielnie uzupełniamy pole WWW, gdzie zaznaczamy, czy opis ma być widoczny w internecie.

W ostatnim polu - Uwagi/Inne możemy już przypisać dany opis do konkretnej księgi inwentarzowej.

Dodanie egzemplarza/y do opisu bibliograficznego

Mając podświetlony opis, klikamy przycisk/

Otworzy się okno Egzemplarze, gdzie w nazwie okna wczyta się też tytuł z opisu bibliograficznego. Jedynym aktywnym przyciskiem jest w tym momencie przycisk Dodaj /

Po jego kliknięciu otworzy się ono Egzemplarz z uzupełnioną już częścią Bibliografia, a także z uzupełnioną częścią dot. księgi inwentarzowej (jeśli wcześniej, przy zatwierdzaniu opisu bibliograficznego, przypisaliśmy już opis do konkretnej księgi inwentarzowej).

Data, numer inwentarzowy, znak inwentarzowy oraz  kod kreskowy podczytają się automatycznie (ale jest też możliwość odręcznej zmiany tych danych).

Wczytają się również domyślne dane dotyczące Wypożyczenia, które możemy od razu zedytować.

Pozostałe dane, jak te dotyczące Przechowywania, Księgi wpływu czy Wartości uzupełniamy samodzielnie.

Podanie wartości jest istotne ze względów księgowych.

Do zatwierdzenia wpisu dot. egzemplarza wystarczy uzupełniona część Bibliografia i Księga inwentarzowa.

Pozostałe dane możemy, ale nie musimy, uzupełnić później.

Jeżeli chcemy, żeby egzemplarz był wpisany nie tylko w danej księdze inwentarzowej, ale również w Księdze wpływu/ubytków, wpis możemy utworzyć bądź od strony zakładki Rejestry wpływu/ubytków, bądź przechodząc do Księgi wpływu od strony Egzemplarza przy zakładce Opisy bibliograficzne.

Po kliknięciu na lupkę przy Księdze wpływu,  otworzy się okno z listą wpisów w tej księdze.

Samodzielnie uzupełniamy Księgę wpływu. W przypadku, gdy egzemplarz danej pozycji nie był wcześniej wpisany do księgi wpływów, wchodzimy przez przy Księdze wpływu na okno Wpis do księgi wpływu.

Automatycznie nadaje się numer i znak w księdze, podpowiada nazwa księgi, daty wpisu i dokumentu, natomiast sami uzupełniamy rodzaj nabytku (bądź ubytku) i resztę danych. 

Po zatwierdzeniu wracamy do okna Egzemplarz, gdzie przy Księdze wpływu za pomocą przycisku Lupa otwiera się okno Księga wpływu,  zjeżdżamy kursorem na ostatni wpis

i klikamy przycisk  (Wybierz).

Wracamy wtedy do okna Egzemplarz, gdzie wczytały się dane do Księgi wpływu.

Można teraz jeszcze uzupełnić Miejsce przechowywania (rozwijając pola wyboru za pomocą Lupy lub F3)  oraz zaznaczyć lub nie opcje Do udostępnienia na miejscu i Podlega wypożyczeniu.

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź otworzy się okno Egzemplarze, gdzie zaznaczony już będzie Status jako "Na stanie"

Jeśli mamy więcej egzemplarzy takiej samej pozycji, z tego samego zakupu (w związku z czym miałby ten sam numer w księdze wpływu), użyjemy przycisku Dodanie nowego egzemplarza poprzez skopiowanie bieżącego.

B. Wprowadzenia opisu poprzez Nowy opis z pliku  

Opis dodajemy dzięki ściągnięciu opisu w formacie MARC 21 z wyszukiwarki posługującej się formatem MARC 21. 

Godną polecenia jest strona KaRo, czyli Katalog Rozproszony Bibliotek Polskich.

KaRo to ponad 200 katalogów razem: Biblioteki Narodowej, NUKAT-u  (czyli Narodowego Uniwersalnego Katalogu Centralnego), szkół wyższych, instytucji badawczych oraz bibliotek tradycyjnych i cyfrowych.

Ponieważ ściągać będziemy z niego pliki w MARC 21, można ustawić na stronie tryb pracy Zaawansowany i zaznaczyć tam przy Prezentacji szczegółów  - skróci to czas wyszukiwania.

Poniżej fragment okna startowego KaRo w trybie pracy Zaawansowanym.

Przykład wyszukania opisu książki "Księgi Jakubowe" autorstwa Olgi Tokarczuk, wydanej w 2018 roku.

Wpisujemy ISBN (jeśli jest) lub przynajmniej fragment nazwy Tytułu czy Autora (bądź któryś z wyróżników z wyszukiwarki). Zaznaczamy też, w jakich bibliotekach opis ma być wyszukany. 

Pojawi się okno z listą bibliotek, są możemy pobrać interesujący nas opis.

Wybieramy, który katalog przeszukamy i po kliknięciu na jego nazwę pokażą się poszczególne wyszukane przez system pozycje

Widzimy, że pozycja nr 9 to ta, której szukamy.

Klikamy na Szczegóły i otwiera się okno Opis MARC (jeśli w Trybie pracy zawansowanym zaznaczyliśmy USMARC). Jest to opis bibliograficzny w formacie MARC 21.

Jeśli USMARC w Prezentacji szczegółów nie był zaznaczony, wówczas otworzy się okno Informacja bibliograficzna, zawierająca "zwykły" opis bibliograficzny 

Pobieramy opis MARC i zapisujemy go (np. w Pobranych czy na Pulpicie). 

Następnie klikamy w systemie MUZEO na .

Otworzy się okno, w którym zaznaczamy wcześniej pobrany i zapisany plik (będzie w formacie mrc) i klikamy Otwórz.

Otworzy się okno MARC 21 i opis wczytuje się tak samo, jak w przypadku opisu z Biblioteki Narodowej.

C. Trzeci sposób wprowadzania pozycji to

tzw. dodanie "z ręki".

Korzystamy z tego sposobu, gdy nie uda nam się pobrać pliku MARC 21 z internetu. Jest to sposób najbardziej pracochłonny, ponieważ własnoręcznie musimy wypełnić pola edycji. Nie ma obowiązku uzupełnienia wszystkich pól. Zawsze możemy wrócić do edycji przez przycisk Popraw. 

Przy kliknięciu na Nowy opis z autopsji pojawi się możliwość wyboru: albo całkowicie samodzielnie wprowadzamy nowy opis, albo dodajemy opis wg kopii bieżącego opisu (na przykład gdy nowy opis różni się od poprzedniego rokiem wydania i ISBNem).

Pole MARC 21 przy opisach bibliograficznych wprowadzonych z autopsji jest puste.

Istnieje możliwość, po kliknięciu przycisku samodzielnego wpisania MARCa, 

Potrzebna jest jednak do tego dobra znajomość formatu MARC 21.

II Uzupełnienie/zastąpienie danych opisu bibliograficznego

System MUZEO pozwala uzupełnić dane zapisanego już opisu bibliograficznego.

Jest to polecane, jeżeli poprzednio opis był wpisany z autopsji, czyli ręcznie, bez podczytywania opisu z pliku mrc z BN czy innego katalogu. Możliwe jest też podczytanie  ponowne opisu w formacie mrc, jeśli np. poprzednio omyłkowo zapisany był błędny opis. 

Uzupełnienie/zastąpienie danych możliwe jest poprzez wczytanie -  częściowe lub całkowite -  pliku mrc  z Biblioteki Narodowej bądź z innego katalogu (np. KaRo).

Do wczytania służą przyciski znajdujące się po lewej stronie panelu:

A. Chcąc uzupełnić/zastąpić opis bibliograficzny opisem z Biblioteki Narodowej, będąc na konkretnym opisie bibliograficznym klikamy przycisk BN.

Pojawia się Uwaga

gdzie należy wybrać, czy chcemy zastąpić wszystkie pola, czy tylko te brakujące, oraz czy system ma się nas o to pytać za każdym razem.

Dalsza praca z uzupełnianiem wpisu przebiega podobnie jak przy pobieraniu opisu z Biblioteki Narodowej. Otwiera się okno Wyszukiwanie wg zasobów BN, wybieramy tam ze spisu właściwą pozycję bibliograficzną i ją zapisujemy, klikając Enter bądź przycisk Wybierz do zapisu. Następnie otwiera się okno Marc 21, gdzie zatwierdzamy opis w Marc 21.  Po jego zatwierdzeniu opis bibliograficzny jest już uzupełniony/zastąpiony nowym opisem z BN.

B. Chcąc uzupełnić opis bibliograficzny opisem pobranym z innego katalogu niż BN (czyli np. z katalogu KaRo), klikamy .

Pojawia się UWAGA tak jak przy uzupełnianiu wpisu opisem z BN, gdzie klikamy interesującą nas opcję.

Tak jak przy wpisaniu opisu  z , musimy wcześniej ściągnąć opis bibliograficzny w formacie mrc, a następnie go zaznaczyć i otworzyć:

Otworzy się wówczas okno Marc 21, gdzie zatwierdzamy opis w Marc 21.  Po jego zatwierdzeniu wcześniejszy opis bibliograficzny jest już uzupełniony/zastąpiony nowym opisem z pliku.

Dodanie egzemplarza/y do opisu bibliograficznego

Mając podświetlony opis, klikamy przycisk/ 

Otworzy się okno Egzemplarze, gdzie w nazwie okna wczyta się też tytuł z opisu bibliograficznego. Jedynym aktywnym przyciskiem jest w tym momencie przycisk Dodaj / 

Po jego kliknięciu otworzy się ono Egzemplarz z uzupełnioną już częścią Bibliografia, a także z uzupełnioną częścią dot. księgi inwentarzowej (jeśli wcześniej, przy zatwierdzaniu opisu bibliograficznego, przypisaliśmy już opis do konkretnej księgi inwentarzowej).

Data, numer inwentarzowy, znak inwentarzowy oraz  kod kreskowy podczytają się automatycznie (ale jest też możliwość odręcznej zmiany tych danych).

Wczytają się również domyślne dane dotyczące Wypożyczenia, które możemy od razu zedytować.

Pozostałe dane, jak te dotyczące Przechowywania, Księgi wpływu czy Wartości uzupełniamy samodzielnie.

Podanie wartości jest istotne ze względów księgowych.

Do zatwierdzenia wpisu dot. egzemplarza wystarczy uzupełniona część Bibliografia i Księga inwentarzowa.

Pozostałe dane możemy, ale nie musimy, uzupełnić później.

Jeżeli chcemy, żeby egzemplarz był wpisany nie tylko w danej księdze inwentarzowej, ale również w Księdze wpływu/ubytków, wpis możemy utworzyć bądź od strony zakładki Rejestry wpływu/ubytków, bądź przechodząc do Księgi wpływu od strony Egzemplarza przy zakładce Opisy bibliograficzne.

Po kliknięciu na lupkę przy Księdze wpływu,  otworzy się okno z listą wpisów w tej księdze.

Samodzielnie uzupełniamy Księgę wpływu. W przypadku, gdy egzemplarz danej pozycji nie był wcześniej wpisany do księgi wpływów, wchodzimy przez przy Księdze wpływu na okno Wpis do księgi wpływu.

Automatycznie nadaje się numer i znak w księdze, podpowiada nazwa księgi, daty wpisu i dokumentu, natomiast sami uzupełniamy rodzaj nabytku (bądź ubytku) i resztę danych. 

Po zatwierdzeniu wracamy do okna Egzemplarz, gdzie przy Księdze wpływu za pomocą przycisku Lupa otwiera się okno Księga wpływu,  zjeżdżamy kursorem na ostatni wpis

i klikamy przycisk  (Wybierz).

Wracamy wtedy do okna Egzemplarz, gdzie wczytały się dane do Księgi wpływu.

Można teraz jeszcze uzupełnić Miejsce przechowywania (rozwijając pola wyboru za pomocą Lupy lub F3)  oraz zaznaczyć lub nie opcje Do udostępnienia na miejscu i Podlega wypożyczeniu.

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź otworzy się okno Egzemplarze, gdzie zaznaczony już będzie Status jako "Na stanie"

Jeśli mamy więcej egzemplarzy takiej samej pozycji, z tego samego zakupu (w związku z czym miałby ten sam numer w księdze wpływu), użyjemy przycisku Dodanie nowego egzemplarza poprzez skopiowanie bieżącego.