Funkcja ta pozwala na zamieszczenie opisów bibliograficznych dotyczących poszczególnych pozycji księgozbioru oraz pracę na tych opisach.

Po wejściu w Opisy pojawia się okno, w którym po prawej stronie wyświetlają się tytuły pozycji, jeśli już zostały wpisane do Biblioteki.

Z lewej strony ekranu oraz na samej jego górze znajdują się przyciski oraz pola wyboru, które pozwalają na pracę nad opisem.

I Pozycję bibliograficzną możemy wprowadzić na trzy sposoby:

A.  Pobranie i dołączenie opisu z Biblioteki Narodowej jest najbardziej polecanym oraz najprostszym sposobem wprowadzenia opisu.

Po kliknięciu na przycisk pojawia się okno Wyszukiwanie wg zasobów BN

Jeśli poszukiwana pozycja nie jest książką, rozwijamy pole wyboru i wybieramy rodzaj pozycji, np. mapę czy nuty. 

Następnie szukamy pozycji w bazie poprzez przynajmniej jedno kryterium: ISBN (w przypadku książki), Tytułu (wystarczy część tytułu), Autora, Miejsca wydania czy innego wyróżnika z rozwinięcia) i klikamy "Szukaj".

Pojawi się komunikat  "Wyszukiwanie zewnętrzne. Proszę czekać..." i lista pozycji, które odpowiadają podanym kryteriom.

Schodzimy kursorem na szukaną pozycję (zostanie podświetlona) i naciskamy Enter. Po komunikacie "Pobieranie opracowania" otworzy się od razu okno Księgi.

Zaznaczamy tam księgę, do której powinna być wpisana dana pozycja. (Na tym poziomie można również tworzyć nowe księgi - na przykład starodruki zapiszemy do nowo utworzonej Księgi Inwentarzowej Starodruków.)

Otwiera się okno Marc 21, gdzie klikamy przycisk "Zatwierdź opis"

Marc 21 to ujednolicony format danych bibliograficznych, stosowany w zautomatyzowanych systemach bibliotecznych. Ten elektroniczny format jest strukturą służącą do zapisu danych w postaci kodów i informacji słownych.

Obecnie najpopularniejszy na świecie, jest też wykorzystywany przez polską Bibliotekę Narodową (https://www.bn.org.pl/dla-bibliotekarzy/normy,-formaty,-standardy/marc/cechy-i-struktura-marc)

Po kliknięciu przycisku "Rozwiń wszystkie" możemy podejrzeć, jak wygląda opis w Marc 21 w przypadku konkretnej wczytanej pozycji:

 Po zatwierdzeniu opisu Marc 21 pojawia się okno "Edycja", służące do edytowania opisu bibliograficznego. Dzięki wczytaniu Marc 21 jest ono już uzupełnione:

Okno Karta katalogowa pokazuje się po kliknięciu przycisku po lewej stronie. Z tego miejsca kartę można tylko podejrzeć, ale nie wydrukować.

Na górze ekranu widać pola edycji:

Są to pola opisu bibliograficznego, które wczytały się automatycznie po zatwierdzeniu Marc 21. 

Samodzielnie uzupełniamy pole WWW, gdzie zaznaczamy, czy opis ma być widoczny w internecie.

Pozycja, której opis bibliograficzny wczytamy, a której nie przypiszemy egzemplarza (puste pole Stan), jest zaznaczona na zielono. 

Powinniśmy uzupełnić dane dotyczące liczby egzemplarzy. Mając podświetloną pozycję bibliograficzną, klikamy przycisk Egzemplarze, a następnie, po otwarciu okna, jedyny aktywny w tym momencie  przycisk 

Pojawia się okno Egzemplarz, które uzupełniamy. System podpowiada nam nazwę Bibliografię i nazwę Księgi Inwentarzowej, automatycznie nadaje numer wew. Bibliografii, numer w księdze, znak oraz kod kreskowy.

Samodzielnie uzupełniamy Księgę wpływu. W przypadku, gdy egzemplarz danej pozycji nie był wcześniej wpisany do księgi wpływów, wchodzimy przez przy Księdze wpływu na okno Wpis do księgi wpływu.

Automatycznie nadaje się numer i znak w księdze, podpowiada nazwa księgi, daty wpisu i dokumentu, natomiast sami uzupełniamy rodzaj nabytku (bądź ubytku) i resztę danych. 

Po zatwierdzeniu wracamy do okna Egzemplarz, gdzie przy Księdze wpływu za pomocą przycisku Lupa otwiera się okno Księga wpływu,  zjeżdżamy kursorem na ostatni wpis

i klikamy przycisk  (Wybierz).

Wracamy wtedy do okna Egzemplarz, gdzie wczytały się dane do Księgi wpływu.

Można teraz jeszcze uzupełnić Miejsce przechowywania (rozwijając pola wyboru za pomocą Lupy lub F3)  oraz zaznaczyć lub nie opcje Do udostępnienia na miejscu i Podlega wypożyczeniu.

Po kliknięciu przycisku Zatwierdź otworzy się okno Egzemplarze, gdzie zaznaczony już będzie Status jako "Na stanie"

Jeśli mamy więcej egzemplarzy takiej samej pozycji, z tego samego zakupu (w związku z czym miałby ten sam numer w księdze wpływu), użyjemy przycisku Dodanie nowego egzemplarza poprzez skopiowanie bieżącego.

B. Drugi sposób wprowadzenia jest poprzez  

Pozycję dodajemy tu dzięki ściągnięciu danych potrzebnej nam pozycji w pliku w formacie MARC 21 ze  strony internetowej biblioteki posługującej się formatem MARC 21. 

Godną polecenia jest strona KaRo, czyli Katalog Rozproszony Bibliotek Polskich: http//karo.umk.pl/Karo/

KaRo to ponad 200 katalogów razem: Biblioteki Narodowej, NUKAT-u  (czyli Narodowego Uniwersalnego Katalogu Centralnego), szkół wyższych, instytucji badawczych oraz bibliotek tradycyjnych i cyfrowych.

Ponieważ ściągać będziemy z niego pliki w MARC 21, można ustawić na stronie tryb pracy Zaawansowany i zaznaczyć tam przy Prezentacji szczegółów , skróci to czas wyszukiwania MARCa

Poniżej fragment okna startowego Karo w trybie pracy Zaawansowanym.

Przykład wyszukania opisu książki "Księgi Jakubowe" autorstwa Olgi Tokarczuk, wydanej w 2018 roku.

Wpisujemy przynajmniej fragment nazwy Tytułu czy Autora, czy wpisać któryś z wyróżników z wyszukiwarki

Pojawi się okno z wyszukanymi pozycjami.

Wybieramy, który katalog przeszukamy i po kliknięciu na jego nazwę pokażą się poszczególne wyszukane przez system pozycje

Widzimy, że pozycja nr 9 to ta, której szukamy.

Klikamy na Szczegóły i otwiera się okno Opis MARC (jeśli w Trybie pracy zawansowanym zaznaczyliśmy USMARC)

lub okno Informacja bibliograficzna (jesli USMARC w Prezentacji szczegółów nie był zaznaczony)

Pobieramy opis MARC, a następnie otwieramy rekord, który się ściągnął.

Pojawia się okno Rodzaj opisu

i wprowadzamy opis bibliograficzny, jak było to przedstawione przy pobieraniu opisu z BN. 

C. Trzeci sposób wprowadzania pozycji to

tzw. dodanie "z ręki".

Korzystamy z tego sposobu, gdy nie uda nam się pobrać pliku MARC 21 z internetu. Jest to sposób najbardziej pracochłonny, ponieważ własnoręcznie musimy wypełnić pola edycji. Nie ma obowiązku uzupełnienia wszystkich pól. Zawsze możemy wrócić do edycji przez przycisk Popraw. 

Przy kliknięciu na Nowy opis z autopsji pojawi się możliwość wyboru: albo całkowicie samodzielnie wprowadzamy nowy opis, albo dodajemy opis wg kopii bieżącego opisu (na przykład gdy nowy opis różni się od poprzedniego rokiem wydania i ISBNem).

Pole MARC 21 przy opisach bibliograficznych wprowadzonych z autopsji jest puste.

Istnieje możliwość, po kliknięciu przycisku samodzielnego wpisania MARCa, 

Potrzebna jest jednak do tego dobra znajomość formatu MARC 21.

II Uzupełnienie/zastąpienie danych opisu bibliograficznego

System MUZEO pozwala uzupełnić dane wpisanego już opisu bibliograficznego.

Jest to polecane, jeżeli poprzednio wpis wpis był wpisany z autopsji, czyli ręcznie, bez podczytywania opisu z pliku mrc z BN czy innego katalogu. Możliwe jest też podczytanie nowego opisu w formacie mrc, jeśli np. poprzednio omyłkowo podczytany był błędny opis. 

Uzupełnienie/zastąpienie danych możliwe jest poprzez wczytanie -  częściowe lub całkowite -  pliku mrc  z Biblioteki Narodowej bądź z innego katalogu (np. KaRo).

Do wczytania służą przyciski znajdujące się po lewej stronie panelu:

A. Chcąc uzupełnić opis bibliograficzny opisem z Biblioteki Narodowej, będąc już na konkretnym opisie bibliograficznym klikamy przycisk BN.

Pojawia się Uwaga

gdzie można wybrać, czy chcemy zastąpić wszystkie pola, czy tylko te brakujące, oraz czy system ma się nas o to pytać za każdym razem.

Dalsza praca z uzupełnianiem wpisu przebiega podobnie jak przy pobieraniu opisu z Biblioteki Narodowej.

Będąc na konkretnym opisie bibliograficznym, czyli otwiera się okno Wyszukiwanie wg zasobów BN, wybieramy tam ze spisu właściwą pozycję bibliograficzną i ją zapisujemy. Następnie otwiera się okno Marc 21, gdzie zatwierdzamy opis w Marc 21.  Po jego zatwierdzeniu opis bibliograficzny jest już uzupełniony/zastąpiony nowym opisem z BN.

B. Chcąc uzupełnić opis bibliograficzny opisem pobranym z innego katalogu niż BN (czyli np. z katalogu KaRo), postępujemy klikamy Wybierz do zapisu bądź Enter.

Pojawia się UWAGA tak jak przy uzupełnianiu wpisu opisem z BN, gdzie klikamy interesującą nas opcję. Tak jak przy wpisaniu opisu wprowadzaniu opisu z Nowego opisu z pliku,