W tej ewidencji można zapisywać wszystko co posiada muzeum: majątek trwały (środki trwałe, wartoścni niematerialne, prawne), przedmioty niskocenne oraz inne przedmioty w tym własne jak i obce np. leasingowane we własnym lub obcym użytkowaniu. Wyjątkiem od powyższego są pojazdy, dla których jest w systemie bardziej rozbudowana obsługa.
Posiadane zapisywane jest wg poniższych danych:
Objaśnienie niektórych pozycji:
| Rodzaj | dowolny podział wyposażenia |
| Data nabycia | Data powinna pochodzić z dokumentu OT - Nabycia wyposażenia |
| Data zbycia | Data wg dokumentu likwidacji, sprzedaży itp. LT |
| Rodzaj w grupie | ten podział może odzwierciedlać realną charakterystykę rzeczy: środek trwały np. komputer, oprogramowanie, itp. W rodzaju jest miejsce na numer, kod które mogą być użyte do sygnatury wyposażenia. Ponadto jest opis objaśniający - pomoc dla osób wprowadzających:
|
| Grupa | Podpowiadana wg rodzaju: do tego oznaczenia można dodać dalsze celem bardziej rozbudowanej sygnatury wyposażenia |
| Nr w ewidencji | Jest to kolejny, wyznaczany przez system numer w danym rodzaju grup. Numer jest unikalny, nie może się powtórzyć w tym rodzaju. Wraz z emianą grupy zmieni się numer a także sygnatura |
| Numer inwentarzowy | Sygnatura wyznaczana jest formułą zapisaną albo w rodzajach grup albo ogólnie w stałych muzeum jako jednostki. Zakłada się że ma ona w sobie kod grupy i numer co czyni ja unikalną w skali muzeum |
| Rok | Podpowiadany jest rok nabycia, umieszczenia w ewidencji - może byc wykorzystany w wyznaczeniu sygnatury wyposażenia zwłąszcza gdy numeracja jest roczna (co roku od numeru 1) |
| Kod kreskowy | Jest to ciąg cyfr (lub liter) wg stałych muzeum jako jednostki. Kod musi być unikalny w skali muzeum: dwa takie same biurka muszą mieć różne kody |
| Użytkownik, dział, miejsce, osoba | Muzeum albo inny kooperant wybierany ze słownika, który aktualnie użytkuje przedmiot. Może to być ktoś inny niż właściciel (por. przycisk Szczegóły - opisane dalej). Właściciela, użytkownika, dział, miejsce oraz osobe zaleca się zmieniać dokumentem zmiany własności i użytkowania by była widoczna historia zmian. |
| Od dnia | Data wynikająca z ostatniej zmiany własności lub użytkowania |
| Obraz | Zdjęcie dołączane opcją w prawym przycisku myszki albo klawiszem F3 |
Szczegóły zawierają dalsze dane o wyposażeniu:
| Własność | Właściciela i uzytkownika wprowadza się tutaj jak i na poprzedniej stronie, ale tylko przy pierwszym wpisie, Później zaleca się stosowanie dokumentów zmiany własności. |
| Nabycie | Tu winno być dowiązanie do dokumentu OT - przyjęcia tego wyposażenia i innych na stan np. wskutek zakupów, darowizn itp. |
| Zbycie | Takie samo dowiązanie do dokumentu LT - likwidacji, zbycia, sprzedaży |
| Ważność dokumentów | Do wyposażenia mogą być dowiązane dokumenty, w tym te tutaj nazwane. Ich ważność jest potwierdzana automatycznie |