Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy (wybieramy wystawę/event z dostępnej listy)
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu i wskazania jej roli. Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach, ale wymaga to każdorazowo osobnego działania.
Uprawnienia poszczególnych osób określone są w zakładce System → Rodzaje uprawnień. Są one zdefiniowane w formie drzewa. Każde z uprawnień posiada opis przybliżający prawa, jakie za nim stoją.
Strukturę drzewa uprawnień można modyfikować poprzez przeciąganie jednych uprawnień na drugie. Można również dodawać nowe oraz edytować i usuwać istniejące już uprawnienia.
Za pomocą przycisku 
można sprawdzić, które grupy osób mają dane uprawnienie. Przycisk 
służy natomiast do sprawdzenia, które osoby posiadają dane uprawnienie.