Zalążkiem każdej wystawy jest pomysł, który - w toku dalszych prac - należy rozwinąć, a wypracowane koncepcje wdrożyć w życie. Wymaga to zebrania wielu informacji i odpowiedzenia na szereg pytań.
W systemie Ekspozeo prace nad wystawą rozpoczynają się od przygotowania listy interesariuszy oraz opracowania i wysłania im ankiet, w których określą oni m.in. swoje oczekiwania wobec wystawy, jej atuty czy związane z nią ryzyka.
Prace związane z przygotowaniem wystawy prowadzone są w określonym rytmie, warunkowanym kamieniami milowymi, a wszelkie ustalenia zapadają podczas spotkań. Dodatkowo komunikację między interesariuszami wystawy w każdym etapie projektu ułatwiają kogity.
Po opracowaniu ankiet przychodzi czas na stworzenie scenariusza wystawy. System umożliwia stworzenie dowolnej ilości wersji, dodania do nich asetów, określenie narracji i rysu historycznego. Równolegle trwają działania związane z pozyskiwaniem obiektów, kwerendami, ruchem muzealiów, digitalizacją i konserwacją. Swoje prace w systemie w tym samym czasie prowadzą działy promocji, edukacji i administracyjno-finansowy.
W kolejnym etapie dodajemy do wystawy projekty graficzne, możemy także stworzyć układ aranżacyjny.
Procedura konkursowa związana z wyłonieniem wykonawcy prowadzona jest poprzez wersję internetową Ekspozeo.