Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role czyli baseny:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu i wskazania jej roli. Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach.
