Nieodzownym elementem przy pracy ze zbiorami muzealiów i obiektów są prawa autorskie i licencje. Przy pozyskiwaniu obiektu ważne jest uregulowanie kwestii korzystania z utworu, w tym jego publicznego wystawiania. Podstawą staje się umowa licencyjna, która pozwala na wykorzystanie praw na określonych polach eksploatacji. Regulacja prawa autorskiego obejmuje zakres eksploatacji ekonomicznej oraz pozaekonomicznej, w związku z którą wyróżniamy prawa majątkowe i osobiste.
Autorskie prawa osobiste – zespół praw, jakie przysługują twórcy względem utworu. Chronią „intelektualny” związek twórcy z utworem. Są niezbywalne. W ich skład wchodzą prawa do m.in. oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem, decydowania, w jaki sposób jest on wykorzystywany, jakie zmiany mogą zostać wprowadzone w jego formie lub treści, decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z utworu. Prawa autorskie osobiste są nieograniczone czasowo.
Autorskie prawa majątkowe - prawa twórcy do korzystania z utworu, rozporządzania nim oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu. W odróżnieniu od praw osobistych są to prawa zbywalne, co oznacza, że twórca może je przenieść na inne osoby (w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy). Autorskie prawa majątkowe są ograniczone w czasie (gasną po upływie 70 lat od śmierci twórcy lub ostatniego ze współtwórców). Jeżeli twórca utworu nie jest znany, czas ochrony liczony jest od daty pierwszego rozpowszechnienia utworu. Wygasanie praw majątkowych do utworu zależnego (np. tłumaczenia, ekranizacji) rozpoczyna się od dnia jego upublicznienia lub od daty śmierci autora opracowania.
Domena publiczna - zbiór utworów, z których można korzystać bezpłatnie i na wszystkich polach eksploatacji, bo wygasły już do nich autorskie prawa majątkowe, bądź też utwory te nigdy nie były przedmiotem prawa autorskiego (są np. aktami normatywnymi bądź prostymi informacjami prasowymi). Przy korzystaniu z utworów znajdujących się w domenie publicznej należy pamiętać o zachowaniu autorskich praw osobistych twórców (prawa do autorstwa utworu, nienaruszalności jego treści i formy). W polskim ustawodawstwie nie ma definicji domeny publicznej (bo nie ma możliwości zrzeczenia się autorskich praw osobistych, a czas ich obowiązywania jest nieograniczony), ale nie uniemożliwia to korzystania z zasobów spełniających jej kryteria (np. Polony czy Biblioteki Narodowej).
Opis praw na www, w publikacjach:
- Licencje Creative Commons
- GNU General Public License - licencja wolnego i otwartego oprogramowania pozwalająca na uruchamianie go w dowolnym celu, dostosowywanie do swoich potrzeb, rozpowszechnianie niezmodyfikowanej kopii programu oraz udoskonalanie programu i publiczne rozpowszechnianie własnych ulepszeń
- LAL/FAL Licencja Wolnej Sztuki.
Jeśli opisywany obiekt jest utworem autorskim, należy zaznaczyć odpowiednie pole:
System zapyta nas wówczas, czy utworzyć zapis dotyczący obiektu w rejestrze utworów autorskich:
Jeśli wyrazimy zgodę, utwór zostanie zapisany pod kolejnym numerem ID. Zapis w rejestrze pozwala na szczegółowy opis danego utworu. W tym celu wybieramy przycisk 
i uzupełniamy odpowiednie pola:
