Aby rozpocząć pracę w systemie Muzeo administrator powinien nadać użytkownikom systemu uprawnienia.
Główne menu → Księgi, muzealia → Lista ksiąg i rejestrów
Główne menu → Księgi, muzealia → Lista ksiąg i rejestrów → Osoby
Aby dodać osoby uprawnione do wprowadzania opisów inwentaryzatorskich, naukowych czy repozytorium w danej księdze, należy z okna wybrać dostępną akcję Dołącz, następnie z listy wybrać użytkowników.
Użytkownik może również zostać opiekunem księgi jak i jej części w tym przypadku oznaczamy do którego numeru wybrany użytkownik ma uprawienia.
Uprawienia nadaje osoba przypisana do grupy administrator.