Poniższy opis jest podzielony na 3 kroki, opisujące, jak utworzyć zlecenie digitalizacji konkretnych obiektów. Poniższe kroki są dedykowane działowi Inwentaryzacji.
Krok 1: Wybranie obiektów
Z księgi inwentarzowej/depozytu/pomocniczej wybieramy obiekty, które mają być objęte zleceniem digitalizacji (wybrać możemy więcej niż jeden obiekt).
Uwaga
Wybrane obiekty muszą należeć do tej samej księgi inwentarzowej/pomocniczej/depozytu.
Następnie z górnego menu lub klikając prawym przyciskiem myszy na dowolny rekord wybieramy: Akcje dodatkowe >> Zapisz obiekty do digitalizacji
Po wybraniu powyższej akcji, pojawi się okno wybrania zlecenia, do którego mają być dołączone wybrane wcześniej obiekty. Okno podzielone jest na trzy panele: lewy (1), w którym znajduje się lista wszystkich zleceń konserwatorskich dla danej księgi, prawy górny (2) z opisem aktualnej fazy oraz prawy dolny (3) z listą wszystkich obiektów, które związane są z wybranym zleceniem.
Po lewej stronie należy wybrać zlecenie, do którego mają być dołączone obiekty. Wystarczy kliknąć dwukrotnie na dany rekord lub kliknąć przycisk Wybierz.
Dołączanie obiektów
Obiekty mogą być dołączone tylko do zleceń, które są w fazie W redagowaniu - w innym wypadku dołączenie obiektu nie będzie możliwe.
Jeżeli zlecenie nie istnieje w fazie redagowania możemy je dodać korzystając z przycisku dołącz.
Krok 2: Utworzenie zlecenia
Po wybraniu akcji dołączenia nowego zlecenia pojawi się okno edycji zlecenia. Okno to zawiera podstawowe informacje podzielone na 5 segmentów:
- Zlecający - informacje o instytucji oraz osobie zlecającej zlecenie. Muzeum oraz osoba są wyznaczane automatycznie wg danych wpisanych do systemu.
- Wykonawca - informacje o instytucji oraz osobie odpowiedzialnej za wykonanie zlecenia. Wszystkie dane podpowiadają się automatycznie, według wcześniej wprowadzonych danych oraz danych powiązanych z pracownią.
- Zlecenie - informacje o zleceniu. Numer i symbol wyznaczane są automatycznie, reszta danych powinna być wypełniona przez użytkownika.
- Dokumenty zmiany przechowania - informacje o dokumentach odpowiedzialnych za wydanie oraz zwrot obiektów.
- Realizacja - informacje o okresie realizacji zlecenia.
Po wypełnieniu danych i zatwierdzeniu wprowadzonych informacji (przycisk Zatwierdź), zostanie utworzony nowy rekord zlecenia, który będzie w fazie redagowania. Teraz do takiego zlecenia można przypisać wcześniej wybrane obiekty.
Należy kliknąć dwukrotnie na dany rekord lub kliknąć przycisk Wybierz z górnego panelu nad listą zleceń. Po wybraniu rekordu, obiekty zostaną przypisane do wybranego zlecenia. Okno zostanie zamknięte i użytkownik zostanie przeniesiony z powrotem do okna związanego z księgą inwentarzową/depozytową/pomocniczą. W kolumnie dotyczącej digitalizacji przy obiekcie znajdzie się status w digitalizacji.
Krok 3: Przekazanie zlecenia
Po dodaniu obiektów do zlecenia, samo zlecenie nie zostało jeszcze przekazane do digitalizacji. Nadal jest uznawane jako zlecenie w redagowaniu i może być edytowane oraz wzbogacane o kolejne obiekty, które mogą być przypisane do tego zlecenia. Jeżeli redagowanie danego zlecenia ma być zakończone przez dział inwentaryzacji, należy przekazać zlecenie do działu digitalizacji. By to zrobić, należy z górnego menu lub klikając prawym przyciskiem myszy na dowolny rekord wybrać: Akcje dodatkowe >> Podgląd obiektów w digitalizacji.
Okno podglądu obiektów w digitalizacji, pokazuje obiekty które znajdują się w zleceniach digitalizacji. Z lewej strony okna znajdują się przyciski, które pomogą filtrować obiekty po ich aktualnych statusach oraz pozwolą przejść do odpowiednich okien związanych ze zleceniem i obiektem. Należy wybrać z lewego menu przycisk W redagowaniu, co pozwoli wyświetlić tylko obiekty aktualnie znajdujące się w redagowaniu. Następnie wybrać jeden z obiektów, którego zlecenie nas aktualnie interesuje i wybrać przycisk z lewego menu Zlecenie.
W ten sposób zostaniemy przeniesieni do podglądu aktualnego zlecenia dla wybranego obiektu. Wystarczy teraz kliknąć przycisk Przekaż zlecenie, aby zlecenie zostało przekazane do działu digitalizacji.
Na tym etapie kończy się utworzenie nowego zlecenia digitalizacji przez dział inwentaryzacji.