Uproszczone wprowadzanie danych w Bibliotece

Uproszczone wprowadzanie danych do biblioteki poświęcone jest uporządkowanemu importowi danych z innych systemów czy arkuszy,

W Muzeo wytworzono platformę przejściową, do której zaczytuje się dane z plików (import), następnie porządkuje, poprawia,  by w końcu zapisać zarówno po stronie opisu bibliograficznego jak i jako dany egzemplarz.

Można także posłużyć się tą funkcjonalnością i zapisać bieżące dane,  zamiast kolejno wypełniać część opisową i część ewidencyjną. 

Po wybraniu opcji Uproszczone wprowadzanie danych pojawi się okno dla wprowadzania danych (użytkownicy operują tylko na swoich danych, więc mogą pracować jednocześnie nie przeszkadzając sobie).  

Wprowadzenie danych nastąpić może poprzez zwyczajne dodanie (opcja ) albo wczytanie z pliku tekstowego (opcja ). 

Przy dołączeniu nowego zapisu należy wypełnić przynajmniej następujące pola:

• Księga - rodzaj księgi wybierany ze słownika ksiąg inwentarzowych biblioteki poprzez lupkę albo przez klawisz F3
• Nr inwentarzowy (tylko w formie ciągu cyfr),
• Rodzaj -  wymagany dla określenia egzemplarza jako książki, czasopisma itp. - wybierany ze słownika rodzajów poprzez lupkę albo przez klawisz F3
• Tytuł -  tytuł podstawowy w opisie bibliotecznym książki, czasopisma 

Inne pola, które można wypełnić, to:

• Nr cd - dodatkowe znaki w numerze inwentarzowym np.  A/2010, które wraz z Nr inwentarzowym dadzą sygnaturę egzemplarza
• Lokalizacja - miejsce w drzewkowej hierarchii Muzeo - dostępne pole w funkcji Edycja grupowa 
• Miejsce - aktualne miejsce - odczytane w imporcie jako wzór do określenia Lokalizacji
• Autorzy - pole do wpisania ręcznego jednego autora albo wielu oddzielonych znakiem średnika - naciśnięcie w tym polu klawisza F3 pozwoli na wskazanie już istniejących autorów i ich przypisanie do egzemplarza
• Autorzy cd - pole opisowe dotyczy roli autora 
• Tytuł cd - dodatkowy opis, podtytuł itp
• Języki - pole do wpisania ręcznego jednego lub wielu języków oddzielonych znakiem średnika - naciśnięcie w tym polu klawisza F3 pozwoli na wskazanie już istniejących języków i ich przypisanie do egzemplarza
• BN - wskaźnik czy opis biblioteczny jest pozyskany z Biblioteki Narodowej - tworzy się automatycznie, gdy pozycja jest uzupełniona funkcją Odczyt z BN
• ISBN - sygnatura opisu bibliotecznego w nomenklaturze ISBN
• Data wydania - wpisanie daty lub słownie roku itp.
• Miejsce wydania - pole do wpisania ręcznego jednego lub wielu miejsc oddzielonych znakiem średnika - naciśnięcie w tym polu klawisza F3 pozwoli na wskazanie już istniejących miejsc i ich przypisanie do egzemplarza
• Wydawcy - pole do wpisania ręcznego jednego lub wielu wydawców oddzielonych znakiem średnika - naciśnięcie w tym polu klawisza F3 pozwoli na wskazanie już istniejących wydawców i ich przypisanie do egzemplarza
• Objętość - pole do wpisania tej cechy
• Format - j.w.
• Uwagi - j.w.

Wpisane dane można poprawić zwyczajnie - tj. poruszając się po wymienionych polach w linii, ale można też użyć funkcji Edycja grupowa by zmienić, wpisać kilku zaznaczonym wierszom - egzemplarzom. Po wyborze tej funkcji pojawi się okno do wypełnienia danymi:

WAŻNA UWAGA:

do zaznaczonych egzemplarzy wpisane będą tylko pola wypełnione - oznacza to,  że inne informacje zapisane w tych polach będą zamienione na nowe. Pola nieuzupełnione nie będą powodowały żadnego zapisu, czyli dane w tych polach pozostaną takie,  jakie były.

na ekranie Edycji grupowej widać także, które pola są obsługiwane przez słowniki (lupka przy końcu pola).

Są tam również informacje dodatkowe dotyczące nabycia egzemplarza:

• data nabycia lub zapis tylko roku
• sposób nabycia
• dostawca 
• dokument nabycia.

Po wprowadzaniu ręcznym albo po imporcie (import może być ręcznie uzupełniany, można wielokrotnie importować dane partiami),  ekran z danymi wygląda następująco:

Wiersze kolorowane są na trzy sposoby, w zależności od statusu:

• zielony (Lp 9) - dopiero wczytany, wprowadzony o niepełnych danych
• seledynowy (LP10 i 11) -  są uzupełnione o co najmniej numer inwentarzowy, księgę i rodzaj. Wówczas można jeden lub kilka wierszy zaznaczyć i użyć funkcji Oznacz do zapisu. Sprawdza ona istnienie treści w tych polach wymagalnych i wstawia ikonkę V w pole Uwagi
• biały (Lp 12) - zapisany do systemu Muzeo. I tutaj także można jeden lub kilka wierszy zaznaczyć i zapisać. Przy czym przy pojedynczym zapisie jest pytanie o zapis całości - wszystkich wierszy oznaczonych do zapisu)

UWAGA do importu danych

Aby móc zaimportować dane, należy je sporządzić w formie pliku csv, gdzie separatorem jest średnik ; 

Kolejność pól jest następująca:

Lp; Numer inwentarzowy; Autor; Tytuł; Data wydania; Miejsce wydania; Wydanie; Numer półki; Nowy numer półki; Uwagi