Menu administracja, finanse → rejestr magazynów, otwiera okno z listą.
Znajdują się na niej wprowadzone wcześniej magazyny. Jeśli nie ma żadnego, a ma być prowadzona gospodarka magazynowa, należy za pomocą menu dodać magazyny z podziałem wg własnego uznania. Może to być np. nazwa magazyn własny – z własnymi wyrobami, materiałami i magazyn obcy – z pochodzącymi z zewnątrz pozycjami. Do każdego posiadanego budynku można założyć osobny wpis na liście. Wówczas można kontrolować co jest w danym magazynie.
Dołączanie nowego magazynu – opcja dołącz– pojawi się okno z trzema zakładkami: dane ogólne, szczegóły, godziny otwarcia.
W pierwszej należy uzupełnić symbol, nazwę , kod, w polu firma zakliknąć f3 i wybrać firmę, której dotyczy magazyn, dział – zakliknąć f3 i wybrać dział, stanowisko sprzedaży (niezbędne do prowadzenia sprzedaży) również klawiszem f3 otworzy uruchomi się okno z listą gotowych wcześniej wprowadzonych stanowisk, jeśli nie ma żadnego należy dołączyć; magazynier i telefon dodatkowe pole, kto zawiaduje danym magazynem.
W drugiej zakładce należy określić czy w magazynie będą T – towary, M – materiały, W – wyroby czy F- półfabrykaty. Magazyn może być też typu – ogólnego przechowywania bez podziału. Wówczas dodawane będą wszystkie przedmioty.
Popraw – poprawianie wpisu. Po wprowadzeniu zmian należy zapisać i zamknąć okno.
KARTY MAGAZYNOWE – po zakliknięciu pojawi się okno z wyborem, jakich kart ma dotyczyć przegląd. Po zatwierdzeniu np. „aktywnych:, pokaże się okno z listą pozycji wprowadzonych do magazynu. Nową kartę użytkownik zakłada klikając dołącz. Następnie pokaże się okno do uzupełnienia ‚Karta magazynowa stanowiska’. Ustawienie kursora w polu ‚skrót’ i zakliknięcie słownika f3 włączy listę z wcześniej dodanymi materiałami, towarami i usługami. Jeśli nie ma pożądanej przez użytkownika – dołącza nową z górnego menu. Po zapisie wybiera z listy dwukrotnie klikając myszką.
Karta magazynowa musi mieć uzupełnione pola:
- symbol
- kod kreskowy
- jednostka miary, wymiary
- cena magazynowa – ustalona wewnątrz firmy/instytucji
- cena sprzedaży netto (cena brutto zostanie naliczona wg wzoru: przy oraz pola w sekcji ‚STAN’. W polu ‚Przyjęcia wg PZ,PW’,widoczna będzie ilość i wartość z dokumentu, analogicznie w polu dla wydania tylko z RW, WZ i korekt
- ilość minimalna – ustalana przez magazyniera, przyjmując wartość – jeśli będzie poniżej stanu minimalnego, system pokoloruje linię na czerwono, tak aby ułatwić pracę i kontrolę nad stanem
- karta aktywna – dołączenie pozycji uaktywni kartę
- karta z jedną dostawą – jeśli nie będzie planowane przyjęcie ponowne danego towaru/materiału i magazynier uzna, że chce to zaznaczyć w systemie.
Nowe rzeczy dołączane są dokumentami np. zakupu PZ. Jeśli przedmiot jest przesuwany z innego magazynu to dokumenty MW-MP pokazują zmiany dotyczące przedmiotu. Okno podzielone jest na trzy części. Pierwsza główna, z listą pozycji, oraz dwa mniejsze, pokazujące co działo się z przedmiotem od momentu przyjęcia, po wydanie, sprzedanie, przesunięcie.
Dokumenty – uruchamiane jest okno z listą dokumentów powiązanych z daną kartą KTM. Jeśli były wydania lub przyjęcia, będą tutaj widoczne dokumenty potwierdzające kiedy i co działo się z przedmiotem.
W nowym oknie akcje menu:
dołącz – nowy dokument magazynowy, następnie wybór
popraw – poprawianie dokumentu
usuń – usuwa na stałe dokument
przelicz – przelicza wartości jeśli coś było wycofywane z wydania lub dołączane, a wartości nie zgadzają się, wciśnięcie przelicz pozwoli przeliczyć ponownie wartości i ilości
Cofnij akceptację – jak nazwa wskazuje, wycofanie akceptacji dokumentu
Zapisz do magazynu – zapisuje wydanie/przyjęcie do magazynu ilości i wartości
Księguj – zapisanie wartości dekretem
Pozycje – poszczególne pozycje dokumentu na liście
Import/export – dołączenie do systemu danych z innych systemów księgowych, za pomocą specjalnie przygotowanych formuł lub wyniesienie danych na zewnątrz do importu w innym systemie ( górne menu ‚Wykonaj’ otworzy okno z fakturami i paragonami, które mają być wyeksportowane lub zaimportowane)
Stan – Pokazuje stan pozycji, jakie są wprowadzone do magazynu. W pierwszym oknie należy określić co ma być przeglądane, a następnie po zatwierdzeniu pojawi się lista.
Obroty – okno z listą obrotów danego magazynu.