Inwentaryzacja obejmuje szereg czynności proceduralnych, formalnych i organizacyjnych, takich jak zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji czy powołanie komisji inwentaryzacyjnej.
Po wybraniu opcji „Inwentaryzacja” zostanie wywołany tabelaryczny spis przeprowadzonych skontrów, który może być uporządkowany np. wg statusu, działu, miejsca, symbolu, daty rozpoczęcia, daty zakończenia itp. Istnieje możliwość dodawania kolumn wg indywidualnych potrzeb. Dane z tego ekranu tworzą nagłówek arkusza danego skontrum.
Aby dodać nagłówek skontrum, należy wybrać opcję Dołącz z menu.
Panel 1
Spis wpisów inwentaryzacyjnych.
Opis ikon.
Dostępne opcje | Opis | Dostępne opcje | Opis |
|---|---|---|---|
| Dodanie nowego spisu inwentaryzacyjnego |
| Wydruki dotyczące spisu inwentaryzacyjnego |
| Poprawienie stany spisu inwentaryzacyjnego |
| Uruchomienie skontrum - oznaczenie skontrum, że jest uruchomione albo wycofane do stanu redagowania |
| Usunięcie spisu inwentaryzacyjnego o ile nie jest jeszcze uruchomiony |
| Koniec spisu - oznaczenie, że spis skontrowy jest ukończony albo wycofany do stanu spisu |
| Przeliczenie pozycji w spisie inwentaryzacyjnym o ile nie jest zaakceptowany |
| Akceptacja - oznaczenie, że skontrum zostało opracowane albo wycofanie do zakończenia spisu |
|
|
| Zamknięcie skontrum przed redagowaniem albo wycofanie do akceptacji różnic |
Polecenie Dołącz wywołuje ekran z następującymi polami do wypełnienia:
Podstawa
- Zarządzenie – wpis informacji na podstawie jakiego zarządzenia rozpoczęto skontrum,
- Wydane przez – wybór ze słownika listy osób lub bazy kontaktów
- Data zarządzenia – wybór z kalendarza
Skontrum
- Numer dokumentu, symbol - wyznacza się automatycznie
- Czas trwania - wybór z kalendarza
- zakres czasowy - wybór z kalendarza
Skontrum obejmuje obiekty będące:
- w księdze inwentarzowej - wybór z listy ksiąg zapisanych w systemie
- na stanie magazynu - wybór miejsca przechowywania muzealiów
Wstęp, cel spisu, uwagi dotyczące rozliczenia - pola opisowe
| Opis | Okno |
|---|---|
Osoba - wybór ze słownika (F3) listy osób Imię i nazwisko - pola opisowe z możliwości wpisania danych bez potrzeby zapisania osoby w słowniku Zespół - wybór ze słownika (F3) - możliwość utworzenia zespołu/ów, które zawsze będą w tym samym składzie będą uczestniczyć w skontrum Checbox - wybór rodzaju uczestnictwa wybranej osoby Wybór z listy rodzaju uczestnictwa. |
|
Zanim rozpoczniemy ostatni etap inwentaryzacji, należy zaakceptować dodany dokument (skontrum), wybierając z menu przycisk 
(uruchomienie skontrum).
Pojawi się komunikat z informację, że można już dodać obiekty.
Dodanie muzealiów do spisu możliwe jest poprzez wybór opcji dołącz (
), co spowoduje otwarcie okna z możliwością wyszukania obiektów.
Wyszukanie obiektów, które chcemy dołączyć do skontrum, możliwe jest wg księgi, wg kolekcji, wg miejsca oraz ze spisu wszystkich obiektów.
Wybrane pozycje inwentaryzacji pojawią się w oknie po prawej stronie.
Za pomocą przycisków możemy oznaczyć ręcznie ich status.
| Opis | Okno |
|---|---|
|
|
Obiekty opatrzone w kod kreskowy, QR mogą zostać zeskanowane za pomocą czytnika kodów, poprzez opcję 
z górnego menu.
Po zakończeniu skontrum możemy oznaczyć jego status:
jako, że spis został zakończony 
wówczas kolor wpisu zmieni się na jasnozielony 
,
następnym krokiem jest akceptacja 
, że skontrum zostało opracowane co spowoduje zmianę koloru na jasnoniebieski 
.
Zamknięcie skontrum 
zablokuje możliwość wprowadzania zmian, wówczas kolor wpisu zmieni się na biały ...
Dokumenty z przeprowadzonej inwentaryzacji tworzą się automatycznie.
