Przed wyświetleniem ekranów pracy można zawęzić dokumenty do jednego magazynu oraz okresu:
Widoczność dokumentów może być ograniczona na ekranie poniżej poprzez zastosowanie filtrów (wiersza pod nagłówkami kolumn).
Ekrany z dokumentami magazynowymi są podwójne: ekran dokumentów i poniżej ekran pozycji bieżącego dokumentu. W obu ekranach są po lewej przyciski z ważniejszymi poleceniami, wszystkie dostępne są w linii nad ekranami. W tej linii zestaw poleceń będzie się zmieniać w zależności, w którym oknie jest się aktualnie. Powyżej jest się na oknie dokumentów, dlatego okno pozycji poniżej jest wyszarzone. Gdy się kliknie na ekran z pozycjami, to linia z zestawem poleceń może być następująca:
Poza tym polecenia w linii górnej oraz przyciski po lewej będą się także zmieniać w zleżności od fazy opracowania dokumentu. Generalnie rozróżnia się 5 takich faz uwidocznionych w kolumnie Status:
W przygotowaniu - zarówno dokumenta jak i pozycje są w trakcie redagowania
- wówczas możliwe są do wykonania polecenia pokazane na ekranie: Dołącz, Popraw, Usuń, Przelicz i Akceptuj oraz inne omówione dalej
- Wykonanie polecenia Akceptuj zmienia fazę na następną
- Do magazynu - gdy dokument jest skompletowany i czeka na realizację. W tym przypadku wydanie z magazynu. W tej fazie oczywiście nie można w dolnym okienku zmieniać danych w pozycjach za wyjątkiem przypisania przychodów itp. Faza ta może być wycofana do redakcji poleceniem: Cofnij akceptację albo może być przez magazyniera zatwierdzona poleceniem Zatwierdź
- W trakcie spawdzana jest poprrawność i chronologia wydań, a przy pozytywnym wyniku ustalany jest numerdokumentu oraz symbol. Do tej fazy numery były ujemne a symbole tymczasowe
- Po zatwierdzeniu magazynowym może być faza:
- Do FK - gdy Muzeo współpracuje z systemem FK a ponadto w FK będzie m.in. ten dokument księgowany
- Do rozliczenia - w przeciwnych przypadkach
- Z obu faz można się cofnąć poprzez Wycofaj zatwierdzenie
- Następna faza to moment rozliczenia końcowego z dokumentami np. sporządzenie raportu miesięcznego. Wówczas występuje:
- ex data czas - dla dokumentu eksportowanego - podany jest dzień i godzina eksportu. Z tej fazy można się wycofać poprzez Wycofaj zapis eksportu w grupie poleceń pt. Księguj
- Rozliczony - dla dokumentów nieksięgowanych. aby z tej fazy cofnąc należy wywołać polecenie Cofnij rozliczenie z grupy Zmień status
- Zamknięty dokument poprzez polecenie Zamknij z grupy Zmiań status. Status w kolumnie jest kolorowany na niebiesko, a sam dokument jest blokowany przed zmianami. W ten sposób można zamykać okresy prez osoby uprawnione. Cofnięcie z tego statusu jest poleceniem Otwóz z zamknięcia z grupy Zmień status.