W części Administracja, finanse w menu Magazyny pierwszym wyborem jest rejestr magazynów:
Znajdują się na niej wprowadzone magazyny. Jeśli nie ma żadnego, a ma być prowadzona gospodarka magazynowa, należy za pomocą opcji Dołącz dodać magazyn. Tak opcja jak i opcja Popraw wywołają ekran danych magazynu:
| Ekran | Opis |
|---|---|
| W tej części jest opis magazyny, miejsce oraz przypisanie do stanowiska sprzedaży. Przypisanie jest istotne zwłaszcza dla stoisk, unika się w ten sposób potrzebę wybierania magazynu w trakcie sprzedaży, jest to jednocześnie metoda rozliczenia się z rzeczy w magazynie. Należy wprowadzić sposób numeracji dokumentów, w której będzie użyty min. kod magazynu. Numeracj amoże być roczna/miesięczna z uwzględnieniem rodzaju dokumentu albo bez. |
| W magazynie można prowadzić wszystkie rodzaje rzeczy, albo można ograniczyć tylko do wybranego np. towarów, czy materiałów. W systemie wartościowanie w kazdym z magazynów może być prowadzone oddzielnie. Ceny generalnie rozchodów i ich zwrotów mogą być ustalane:
Jest możliwość ustalenia minimów stanu, zejście poniżej może być wykorzystane do zestawienia zapotrzebowania. |
W pierwszej należy uzupełnić symbol, nazwę, kod, w polu firma zakliknąć f3 i wybrać firmę, której dotyczy magazyn, dział – zakliknąć f3 i wybrać dział, stanowisko sprzedaży (niezbędne do prowadzenia sprzedaży) również klawiszem f3 uruchomi się okno z listą gotowych, wcześniej wprowadzonych stanowisk, jeśli nie ma żadnego należy dołączyć; magazynier i telefon dodatkowe pole, kto zawiaduje danym magazynem.
W drugiej zakładce należy określić, czy w magazynie będą T – towary, M – materiały, W – wyroby czy F - półfabrykaty. Magazyn może być też typu ogólnego przechowywania bez podziału. Wówczas dodawane będą wszystkie przedmioty.
Popraw – poprawianie wpisu. Po wprowadzeniu zmian należy zapisać i zamknąć okno.
KARTY MAGAZYNOWE – po zakliknięciu pojawi się okno z wyborem, jakich kart ma dotyczyć przegląd. Po zatwierdzeniu np. „aktywnych", pokaże się okno z listą pozycji wprowadzonych do magazynu. Nową kartę użytkownik zakłada klikając dołącz. Następnie pokaże się okno do uzupełnienia "Karta magazynowa stanowisk"’. Ustawienie kursora w polu "skrót" i zakliknięcie słownika f3 włączy listę z wcześniej dodanymi materiałami, towarami i usługami. Jeśli nie ma pożądanej przez użytkownika – dołącza nową z górnego menu. Po zapisie wybiera z listy dwukrotnie klikając myszką.
Karta magazynowa musi mieć uzupełnione pola:
- symbol
- kod kreskowy
- jednostka miary, wymiary
- cena magazynowa – ustalona wewnątrz firmy/instytucji
- cena sprzedaży netto (cena brutto zostanie naliczona wg wzoru: przy oraz pola w sekcji ‚STAN’. W polu ‚Przyjęcia wg PZ,PW’,widoczna będzie ilość i wartość z dokumentu, analogicznie w polu dla wydania tylko z RW, WZ i korekt
- ilość minimalna – ustalana przez magazyniera, przyjmując wartość – jeśli będzie poniżej stanu minimalnego, system pokoloruje linię na czerwono, tak aby ułatwić pracę i kontrolę nad stanem
- karta aktywna – dołączenie pozycji uaktywni kartę
- karta z jedną dostawą – jeśli nie będzie planowane przyjęcie ponowne danego towaru/materiału i magazynier uzna, że chce to zaznaczyć w systemie.
Nowe rzeczy dołączane są dokumentami np. zakupu PZ. Jeśli przedmiot jest przesuwany z innego magazynu, to dokumenty MW-MP pokazują zmiany dotyczące przedmiotu. Okno podzielone jest na trzy części. Pierwsza główna, z listą pozycji, oraz dwie mniejsze, pokazujące co działo się z przedmiotem od momentu przyjęcia, po wydanie, sprzedanie, przesunięcie.
Dokumenty – uruchamiane jest okno z listą dokumentów powiązanych z daną kartą KTM. Jeśli były wydania lub przyjęcia, będą tutaj widoczne dokumenty potwierdzające kiedy i co działo się z przedmiotem.
W nowym oknie akcje menu:
dołącz – nowy dokument magazynowy, następnie wybór
popraw – poprawianie dokumentu
usuń – usuwa na stałe dokument
przelicz – przelicza wartości, jeśli coś było wycofywane z wydania lub dołączane, a wartości nie zgadzają się, wciśnięcie przelicz pozwoli przeliczyć ponownie wartości i ilości
Cofnij akceptację – jak nazwa wskazuje, wycofanie akceptacji dokumentu
Zapisz do magazynu – zapisuje wydanie/przyjęcie do magazynu ilości i wartości
Księguj – zapisanie wartości dekretem
Pozycje – poszczególne pozycje dokumentu na liście
Import/export – dołączenie do systemu danych z innych systemów księgowych, za pomocą specjalnie przygotowanych formuł lub wyniesienie danych na zewnątrz do importu w innym systemie (górne menu ‚Wykonaj’ otworzy okno z fakturami i paragonami, które mają być wyeksportowane lub zaimportowane)
Stan – Pokazuje stan pozycji, jakie są wprowadzone do magazynu. W pierwszym oknie należy określić, co ma być przeglądane, a następnie po zatwierdzeniu pojawi się lista.
Obroty – okno z listą obrotów danego magazynu.