Załącznikami do imprezy będą nagrania, filmy, teksty jako pdf-y, ale przede wszystkim zdjęcia.
Okno jest pokazane na dwa sposoby: u góry jako spis i u dołu w postaci ikonek.Okno górne jest to jest typowym oknem przeglądu, w którym są umieszczone przyciski akcji podstawowych, a w tym kolejno:
- podglądu czy odsłuchania pliku
- zapisu na wskazane miejsce lokalne komputera
- przejście do przeglądu miniaturek
- dodania pliku dodania pliku
- poprawienia w nim danych
- usunięcia pliku
- edycji pliku w programie graficznymakceptacji pliku
- podglądu pojedynczego pliku
- podglądu wszystkich plików w postaci galerii dla potrzeb publikowania.
Dane pliku są dostępne w akcji dodania albo poprawienia:
Na omówienie zasługują dane:
- Plik - nazwa pliku dyskowa lub po przetworzeniu - taka jest zapamiętywana w repozytorium: , data i czas dodania do repozytorium,
- Nazwa - pod taką nazwą plik będzie udostępniany (obok ikonka zapisu na inne języki),
- Opis - dodatkowe objaśnienia do treści pliku,
- Twórca - wybór ze słownika twórców,
- Prawa nabycia i udostępniania - pojęcia do wyboru ze słownika autorskich praw majątkowych,
- Źródło - nazwa miejsca źródłowego pochodzenia pliku,
- URL źródła - adres internetowy ww w/w źródła (do podlinkowania źródła na stronie www).
Przewidziano podstawowe stadia obsługi pliku: zapis, oznaczenie gotowości do odbioru przez osobę upoważnioną oraz akceptację tejże osoby, na podstawie czego plik może być udostępniony.
Onko dolne z ikonkami ma także inne możliwości dotyczące tych samych plików, w tym:
- Edytuj plik - otwiera plik w edytorze odpowiednim dla rodzaju pliku (o ile to możliwe), by można było dokonać zmian np. przyciąć zdjęcie czy opatrzyć sygnaturą itp.,
- Obróć plik - gdyby skan tego wymagał,
- Podgląd pliku - oryginalnego albo wykonanego automatycznie pełnoformatowego pomniejszenia lub miniaturki.
Ważną częścią okna opisu zdjęcia są checkpointy pozwalające oznaczyć je jako zdjęcie główne imprezy (niezbędne do publikacji na portalu MuzeOn) oraz jako zdjęcie przeznaczone do publikacji na www.
Działania w tej części systemu mogą prowadzić członkowie grup zaliczonych do działów Wydarzenia i Grupy szczególne.