Zalążkiem każdej wystawy jest pomysł, który - w toku dalszych prac - należy rozwinąć, a wypracowane koncepcje wdrożyć w życie. Wymaga to zebrania wielu informacji i odpowiedzenia na szereg pytań.
W systemie Ekspozeo prace nad wystawą rozpoczynają się od przygotowania listy interesariuszy oraz opracowania i wysłania im ankiet, w których określą oni m.in. swoje oczekiwania wobec wystawy, jej atuty czy związane z nią ryzyka.
Wersja standardowa
Rozpoczynając prace z ankietami należy wybrać etap, którego dotyczy ankieta oraz seria.
Dodanie nowej ankiety
Przycisk pozwala na redagowanie odpowiedzi, klikając wyświetla się okno sugestii do opracowania.
Poprzez kliknięcie w przycisk pojawia się okno z możliwością zapisu wiadomości, dołączenie interesariusza, danych osoby, poprawieniem wpisu.
Oznaczając interesariusza i kliknięcie przycisku powoduje wyświetlenie ankiety, która dostępna jest na stronie internetowej Ekspozeo.
Wersja internetowa
Okno ankiety redagowanej przez oznaczonego interesariusza.
Prace związane z przygotowaniem wystawy prowadzone są w określonym rytmie, warunkowanym kamieniami milowymi, a wszelkie ustalenia zapadają podczas spotkań. Dodatkowo komunikację między interesariuszami wystawy w każdym etapie projektu ułatwiają kogity.
Po opracowaniu ankiet przychodzi czas na stworzenie scenariusza wystawy. System umożliwia stworzenie dowolnej ilości wersji, dodania do nich preasetów, określenie narracji i rysu historycznego. Równolegle trwają działania związane z pozyskiwaniem obiektów, kwerendami, ruchem muzealiów, digitalizacją i konserwacją. Swoje prace w systemie w tym samym czasie prowadzą działy promocji, edukacji, administracyjny i finansowy.
W kolejnym etapie dodajemy do wystawy projekty graficzne, możemy także stworzyć układ aranżacyjny.
Procedura konkursowa związana z wyłonieniem wykonawcy prowadzona jest poprzez wersję internetową Ekspozeo. 