W tej ewidencji można zapisywać wszystko co posiada muzeum: majątek trwały (środki trwałe, wartoścni niematerialne, prawne), przedmioty niskocenne oraz inne przedmioty w tym własne jak i obce np. leasingowane we własnym lub obcym użytkowaniu. Wyjątkiem od powyższego są pojazdy, dla których jest w systemie bardziej rozbudowana obsługa.
Posiadane zapisywane jest wg poniższych danych:
Objaśnienie niektórych pozycji:
| Rodzaj | dowolny podział wyposażenia |
| Data nabycia | Data powinna pochodzić z dokumentu OT - Nabycia wyposażenia |
| Data zbycia | Data wg dokumentu likwidacji, sprzedaży itp. LT |
| Rodzaj w grupie | ten podział może odzwierciedlać realną charakterystykę rzeczy: środek trwały np. komputer, oprogramowanie, itp. W rodzaju jest miejsce na numer, kod które mogą być użyte do sygnatury wyposażenia. Ponadto jest opis objaśniający - pomoc dla osób wprowadzających:
|
| Grupa | Podpowiadana wg rodzaju: do tego oznaczenia można dodać dalsze celem bardziej rozbudowanej sygnatury wyposażenia |
| Nr w ewidencji | Jest to kolejny, wyznaczany przez system numer w danym rodzaju grup. Numer jest unikalny, nie może się powtórzyć w tym rodzaju. Wraz z emianą grupy zmieni się numer a także sygnatura |
| Numer inwentarzowy | Sygnatura wyznaczana jest formułą zapisaną albo w rodzajach grup albo ogólnie w stałych muzeum jako jednostki. Zakłada się że ma ona w sobie kod grupy i numer co czyni ja unikalną w skali muzeum |
| Rok | Podpowiadany jest rok nabycia, umieszczenia w ewidencji - może byc wykorzystany w wyznaczeniu sygnatury wyposażenia zwłąszcza gdy numeracja jest roczna (co roku od numeru 1) |
| Kod kreskowy | Jest to ciąg cyfr (lub liter) wg stałych muzeum jako jednostki. Kod musi być unikalny w skali muzeum: dwa takie same biurka muszą mieć różne kody |
| Użytkownik, dział, miejsce, osoba | Muzeum albo inny kooperant wybierany ze słownika, który aktualnie użytkuje przedmiot. Może to być ktoś inny niż właściciel (por. przycisk Szczegóły - opisane dalej). Właściciela, użytkownika, dział, miejsce oraz osobe zaleca się zmieniać dokumentem zmiany własności i użytkowania by była widoczna historia zmian. |
| Od dnia | Data wynikająca z ostatniej zmiany własności lub użytkowania |
| Obraz | Zdjęcie dołączane opcją w prawym przycisku myszki albo klawiszem F3 |
Szczegóły zawierają dalsze dane o wyposażeniu:
| Własność | Właściciela i uzytkownika wprowadza się tutaj jak i na poprzedniej stronie, ale tylko przy pierwszym wpisie, Później zaleca się stosowanie dokumentów zmiany własności. |
| Nabycie | Tu winno być dowiązanie do dokumentu OT - przyjęcia tego wyposażenia i innych na stan np. wskutek zakupów, darowizn itp. |
| Zbycie | Takie samo dowiązanie do dokumentu LT - likwidacji, zbycia, sprzedaży |
| Ważność dokumentów | Do wyposażenia mogą być dowiązane dokumenty, w tym te tutaj nazwane. Ich ważność jest potwierdzana automatycznie |
Menu główne → Administracja, finanse → Dziennik → Dziennik - razem dokumenty
Dziennik umożliwia podgląd wszystkich dokumentów dotychczas wprowadzonych w system, bez podziału na rodzaj dokumentów, firmy czy użytkowników, której dana korespondencja dotyczy (w przypadku, gdy z dziennika korzysta więcej, niż jeden podmiot gospodarczy). Podgląd w ujęciu całościowym możliwy jest w przypadku, kiedy nie wybierzemy żadnej opcji .
Możemy przeszukiwać bazę kooperantów za pomocą wyszukiwarki po lewej stronie okna lub dokumentów używając checkboxa dokumenty: wysłane i otrzymane, wysłane, otrzymane - poprzez wybór jakiego dokumentu szukamy, możemy także skorzystać z rozwijanych list dotyczących: firmy, oddziału, roku, miesiąca i rodzaju dokumentu.
Po lewej stronie okna, poniżej wyszukiwarki mamy także opcje:
- Opcja dołącz nowy dokument, otwiera nowe okno dodawania dokumentu,
- Opcja popraw dokument, pozwala poprawić zaznaczony na liście dokument,
- Opcja usuń dokument, usuwa zaznaczony dokument nie wprowadzony dalej do systemu,
- Opcja odbiór - odbieranie dokumentów przez wskazanie ich w systemie i potwierdzenie odbioru kodem kreskowym z karty pracownika odbierającego,
- Opcja zapisz w systemie
- Opcja kalendarz spłat otwiera nam dwa okna, Terminy i zapłaty oraz Faktury z terminami zapłat na dzień...
- Opcja na pocztę otwiera dwa okna, w pierwszym możemy dodawać dokumenty do wysłania, adresować je, segregować w koperty i drukować, w drugim mamy możliwość przeglądu dokumentów, które możemy dodać do druku.
...
Za pomocą przycisku dołącz, popraw, usuń możemy zarządzać dodanymi dokumentami.
Wybierając przycisk 
otwiera nam się nowe okno dodawania dokumentu:
- Rodzaj - mamy wybór z listy jaki dokument chcemy dodać do dziennika, poniżej mamy checkboxy do odznacznia: zastrzeżony wgląd do pism(jeśli chcemy aby dostęp do dokumentu miały określone osoby), do obiegu dokumentów w muzeo (po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest wybranie kooperanta tylko z listy zdefiniowanych), zapis w systemie,
-Symbol dokumentu wpisujemy np. w przypadku faktury jej numer.
-Checkbox: dokument wysłany/dokument otrzymany - zaznaczamy czy jest to dokument otrzymany przez nas czy dokument, który mamy zamiar wysłać, ikona obok informuje nas czy dokument jest otrzymany 
czy też wysłany 
-Data - w formacie rok/miesiąc/dzień wprowadzenia dokumentu
-Nr dziennika i kod - numer dziennika nadawany automatycznie i kod kreskowy
-Tryb nadania - wypełnia się w przypadku dokumentu wysyłanego
-Data wystawienia - data wystawienia dokumentu np. faktury
- Wartość - wartość jeśli jest podana np na fakturze
-Płatność - poprzez wybór ze słownika przy pomocy klawisza F3 jaki rodzaj płatności dotyczy dokumentu, do dnia określa datę podaną jako ostateczną datę do zapłaty
-Kontakt w Muzeo - wybór kooperanta, którego dotyczy dokument poprzez przycisk 
lub klawisz F3, można też skorzystać z przycisku 
aby szukać po fragmencie nazwy lub wpisanie jego nazwy jako tekstu (bez wprowadzenia)
-NIP, Nazwa, Kod, Miasto - dane kooperanta - podczytywane po wyborze Kontaktu
-Dotyczy - można wybrać ze słownika (klawisz F3) do jakiego typu dokumentów chcemy ten dokument przypisać
-Treść - miejsce na opis dokumentu
-Uwagi - miejsce na uwagi dotyczące dokumentu
-Obraz dokumentu - pdf, doc - za pomocą klawisza F3 możemy załączyć obraz dokumentu, np. skan lub pdf z dowolnego nośnika lub podłączonego skaneru.
-Zapis dokumentu - podczytuje się nazwa użytkownika, data oraz godzina ostatniego zapisu dokumentu
-Dział odbioru - wybór ze słownika (klawisz F3) działu, do którego dokument ma trafić
-Checkbox: w księgowości - do odznaczenia jeśli dokument znajdzie się w księgowości, wraz z datą od kiedy oraz nazwą użytkownika, datą oraz godziną wpisania tego do dokumentu.
-Dowiązanie bieżącego dokumentu do - za pomocą przycisku lupki 
, możemy wyszukiwać dokumenty: tego samego klienta, bądź różnego, aby móc je podczepić, poprzez kliknięcie na przycisk 
usuniemy powiązanie dokumentu z innymi dokumentami oraz poprzez przycisk 
możemy sprawdzić już istniejące powiązania dokumentu.
Jeśli chcemy wprowadzić zmiany w istniejącym już dokumencie, zaznaczamy go myszką na liście oraz klikamy w przycisk 
, jeśli natomiast chcemy go usunąć klikamy w przycisk 
, przycisk 
pozwala nam otworzyć obraz załączony do danego dokumentu, jeśli chcielibyśmy coś wydrukować służy do tego przycisk 
, który pozwala nam wybrać co chcemy wydrukować z dziennika dokumentów, te same opcje znajdują się w menu górnym.
...