Porównane wersje

Klucz

  • Te wersy zostały dodane. Tosłowo zostało dodane.
  • Te wersy zostały usunięte. To słowo zostało usunięte.
  • Formatowanie zostało zmienione.

W tej ewidencji można zapisywać wszystko co posiada muzeum: majątek trwały (środki trwałe, wartoścni niematerialne, prawne), przedmioty niskocenne oraz inne przedmioty w tym własne jak i obce np. leasingowane we własnym lub obcym użytkowaniu. Wyjątkiem od powyższego są pojazdy, dla których jest w systemie bardziej rozbudowana obsługa. 

Posiadane zapisywane jest wg poniższych danych:

Image Added

Objaśnienie niektórych pozycji:

Rodzajdowolny podział wyposażenia
Data nabyciaData powinna pochodzić z dokumentu OT - Nabycia wyposażenia 
Data zbyciaData wg dokumentu likwidacji, sprzedaży itp. LT 
Rodzaj w grupie

ten podział może odzwierciedlać realną charakterystykę rzeczy: środek trwały np. komputer, oprogramowanie, itp. W rodzaju jest miejsce na numer, kod które mogą być użyte do sygnatury wyposażenia. Ponadto jest opis objaśniający - pomoc dla osób wprowadzających:

Image Added

GrupaPodpowiadana wg rodzaju: do tego oznaczenia można dodać dalsze celem bardziej rozbudowanej sygnatury wyposażenia
Nr w ewidencjiJest to kolejny, wyznaczany przez system numer w danym rodzaju grup. Numer jest unikalny, nie może się powtórzyć w tym rodzaju. Wraz z emianą grupy zmieni się numer a także sygnatura
Numer inwentarzowySygnatura wyznaczana jest formułą zapisaną albo w rodzajach grup albo ogólnie w stałych muzeum jako jednostki. Zakłada się że ma ona w sobie kod grupy i numer co czyni ja unikalną w skali muzeum
RokPodpowiadany jest rok nabycia, umieszczenia w ewidencji - może byc wykorzystany w wyznaczeniu sygnatury wyposażenia zwłąszcza gdy numeracja jest roczna (co roku od numeru 1)
Kod kreskowyJest to ciąg cyfr (lub liter) wg stałych muzeum jako jednostki. Kod musi być unikalny w skali muzeum: dwa takie same biurka muszą mieć różne kody
Użytkownik, dział, miejsce, osobaMuzeum albo inny kooperant wybierany ze słownika, który aktualnie użytkuje przedmiot. Może to być ktoś inny niż właściciel (por. przycisk Szczegóły - opisane dalej). Właściciela, użytkownika, dział, miejsce oraz osobe zaleca się zmieniać dokumentem zmiany własności i użytkowania by była widoczna historia zmian. 
Od dniaData wynikająca z ostatniej zmiany własności lub użytkowania
ObrazZdjęcie dołączane opcją w prawym przycisku myszki albo klawiszem F3


Szczegóły zawierają dalsze dane o wyposażeniu:


Image Added

WłasnośćWłaściciela i uzytkownika wprowadza się tutaj jak i na poprzedniej stronie, ale tylko przy pierwszym wpisie, Później zaleca się stosowanie dokumentów zmiany własności.
NabycieTu winno być dowiązanie do dokumentu OT - przyjęcia tego wyposażenia i innych na stan np. wskutek zakupów, darowizn itp.
ZbycieTakie samo dowiązanie do dokumentu LT - likwidacji, zbycia, sprzedaży 
Ważność dokumentówDo wyposażenia mogą być dowiązane dokumenty, w tym te tutaj nazwane. Ich ważność jest potwierdzana automatycznie

Menu główne → Administracja, finanse → Dziennik → Dziennik - razem dokumenty 

Dziennik umożliwia podgląd wszystkich dokumentów dotychczas wprowadzonych w system, bez podziału na rodzaj dokumentów, firmy czy użytkowników, której dana korespondencja dotyczy (w przypadku, gdy z dziennika korzysta więcej, niż jeden podmiot gospodarczy). Podgląd w ujęciu całościowym możliwy jest w przypadku, kiedy nie wybierzemy żadnej opcji .

Image Removed

Możemy przeszukiwać bazę kooperantów za pomocą wyszukiwarki po lewej stronie okna lub dokumentów używając checkboxa dokumenty: wysłane i otrzymane, wysłane, otrzymane - poprzez wybór jakiego dokumentu szukamy, możemy także skorzystać z rozwijanych list dotyczących: firmy, oddziału, roku, miesiąca i rodzaju dokumentu. 

Po lewej stronie okna, poniżej wyszukiwarki mamy także opcje:

Image Removed - Opcja dołącz nowy dokument, otwiera nowe okno dodawania dokumentu,

Image Removed - Opcja popraw dokument, pozwala poprawić zaznaczony na liście dokument,

Image Removed - Opcja usuń dokument, usuwa zaznaczony dokument nie wprowadzony dalej do systemu,

Image Removed - Opcja odbiór - odbieranie dokumentów przez wskazanie ich w systemie i potwierdzenie odbioru kodem kreskowym z karty pracownika odbierającego,

Image Removed - Opcja zapisz w systemie

Image Removed - Opcja kalendarz spłat otwiera nam dwa okna, Terminy i zapłaty oraz Faktury z terminami zapłat na dzień...

Image Removed - Opcja na pocztę otwiera dwa okna, w pierwszym możemy dodawać dokumenty do wysłania, adresować je, segregować w koperty i drukować, w drugim mamy możliwość przeglądu dokumentów, które możemy dodać do druku.

...

 

Za pomocą przycisku dołączpoprawusuń możemy zarządzać dodanymi dokumentami.

Wybierając przycisk Image Removed otwiera nam się nowe okno dodawania dokumentu:

Image Removed

- Rodzaj - mamy wybór z listy jaki dokument chcemy dodać do dziennika, poniżej mamy checkboxy do odznacznia: zastrzeżony wgląd do pism(jeśli chcemy aby dostęp do dokumentu miały określone  osoby), do obiegu dokumentów w muzeo (po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest wybranie kooperanta tylko z listy zdefiniowanych), zapis w systemie,
-Symbol dokumentu wpisujemy np. w przypadku faktury jej numer.
-Checkbox: dokument wysłany/dokument otrzymany - zaznaczamy czy jest to dokument otrzymany przez nas czy dokument, który mamy zamiar wysłać, ikona obok informuje nas czy dokument jest otrzymany Image Removed czy też wysłany Image Removed
-Data - w formacie rok/miesiąc/dzień wprowadzenia dokumentu
-Nr dziennika i kod -  numer dziennika nadawany automatycznie i kod kreskowy
-Tryb nadania - wypełnia się w przypadku dokumentu wysyłanego
-Data wystawienia - data wystawienia dokumentu np. faktury
- Wartość - wartość jeśli jest podana np na fakturze
-Płatność - poprzez wybór ze słownika przy pomocy klawisza F3 jaki rodzaj płatności dotyczy dokumentu, do dnia określa datę podaną jako ostateczną datę do zapłaty
-Kontakt w Muzeo - wybór kooperanta, którego dotyczy dokument poprzez przycisk Image Removed lub klawisz F3, można też skorzystać z przycisku Image Removed aby szukać po fragmencie nazwy lub wpisanie jego nazwy jako tekstu (bez wprowadzenia)
-NIP, Nazwa, Kod, Miasto - dane kooperanta - podczytywane po wyborze Kontaktu
-Dotyczy
 - można wybrać ze słownika (klawisz F3) do jakiego typu dokumentów chcemy ten dokument przypisać
-Treść -  miejsce na opis dokumentu
-Uwagi -  miejsce na uwagi dotyczące dokumentu
-Obraz dokumentu - pdf, doc - za pomocą klawisza F3 możemy załączyć obraz dokumentu, np. skan lub pdf z dowolnego nośnika lub podłączonego skaneru.
-Zapis dokumentu - podczytuje się nazwa użytkownika, data oraz godzina ostatniego zapisu dokumentu
-Dział odbioru - wybór ze słownika (klawisz F3) działu, do którego dokument ma trafić
-Checkbox: w księgowości - do odznaczenia jeśli dokument znajdzie się w księgowości, wraz z datą od kiedy oraz nazwą użytkownika, datą oraz godziną wpisania tego do dokumentu.
-Dowiązanie bieżącego dokumentu do - za pomocą przycisku lupki Image Removed, możemy wyszukiwać dokumenty: tego samego klienta, bądź różnego, aby móc je podczepić, poprzez kliknięcie na przycisk Image Removed usuniemy powiązanie dokumentu z innymi dokumentami oraz poprzez przycisk Image Removed możemy sprawdzić już istniejące powiązania dokumentu.

Jeśli chcemy wprowadzić zmiany w istniejącym już dokumencie, zaznaczamy go myszką na liście oraz klikamy w przycisk Image Removed , jeśli natomiast chcemy go usunąć klikamy w przycisk Image Removed, przycisk Image Removed pozwala nam otworzyć obraz załączony do danego dokumentu, jeśli chcielibyśmy coś wydrukować służy do tego przycisk Image Removed, który pozwala nam wybrać co chcemy wydrukować z dziennika dokumentów, te same opcje znajdują się w menu górnym.

 

 

 

 

 

 

...