Misją Zadaniem dzisiejszych muzeów jest nie tylko – jak nakazuje ustawa - gromadzenie zabytków, katalogowanie i opracowywanie zbiorów czy przechowywanie ich w odpowiednich warunkach, ale też organizowanie wystaw i różnego rodzaju wydarzeń. Z drugiej strony - muzea w coraz większym stopniu podlegają regułom rynkowym i jako takie powinny być raczej zarządzane, a nie tylko administrowanepodobnie jak każda inna firma. Oczywiście sposób zarządzania należy dostosować do specyfiki instytucji, czym innym jest bowiem proces organizacji produkcji, a czym innym - organizowanie wystawy. Mamy tu jednak wiele punktów wspólnych i tak jak w przedsiębiorstwie produkcyjnym wiele procesów można (i należy) ustandaryzować, tak i proces przygotowywania wystaw czy organizacji wydarzeń warto przeprowadzić według określonej procedury. Pozwoli to na usprawnienie pracy, a także eliminację ryzyk. Może w tym pomóc system Ekspozeo.
...
- Komunikacja zespołowa. Służy temu system wiadomości (kogitów), które możemy publikować na każdym etapie tworzenia wystawy, odpowiadać na nie, a nieaktualne – archiwizować. Ekspozeo jest systemem dostępnym dla wszystkich osób biorących udział w danym projekcie, także dla osób z zewnątrz, nie będących pracownikami muzeum, np. projektantów, konsultantów itd. Wszyscy mogą widzieć wzajemnie swoje prace. Osoby zaangażowane w realizację projektu osób tworzą zespół, który podzielony jest na grupy. W zależności od tego, do której grupy trafią, mają określone uprawnienia.
- Rytm pracy. Muzea, jak każda nowoczesna firma, potrzebują efektywnych metod pracy, które pozwolą jak najlepiej wykorzystać możliwości zaangażowanych w realizację projektu osób. W Ekspozeo zadania realizowane są zgodnie z tzw. zwinną metodyką pracy realizowaną poprzez Scrum. Pozwala on na zwinną, czyli dynamicznie dostosowującą się do sytuacji pracę przy realizacji projektu. Jest ona oparta na cyklu w oparciu o cykl spotkań organizowanych z różną częstotliwością, w zależności od potrzeb i rodzaju zespołu. Bardzo ważną częścią pracy jest ustalenie tzw. kamieni milowych, które porządkują pracę i terminowość jej wykonania. Ustalamy w ten sposób, kiedy rozpoczyna i kończy się dany etap, jaki powinien być wówczas stopień zaawansowania pisanych tekstów, pracy z obiektami itd. Każdy etap rozpoczyna się i kończy spotkaniem. Interesariusze wystawy zobowiązani są do pracy w określonym rytmie, co znacznie poprawia efektywność i niweluje ryzyko opóźnienia realizacji całego projektu. Zadania realizowane są zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem.
- Obiekty muzealne. O ile dwa pierwsze punkty są dostępne także w innych programach służących do realizacji projektów, to Ekspozeo ma jeszcze jeden walor, który czyni go programem wyjątkowym i wartym zastosowania w muzeach, galeriach sztuki czy ośrodkach kultury: zawiera szereg modułów ściśle związanych z obiektami i pracami muzealnymi. Dotyczy to zarówno obiektów, które są w posiadaniu danego muzeum, jak i tych, które chciałoby ono pozyskać na potrzeby danego wydarzenia. W systemie możemy zapisać także informacje związane z dokumentacją projektu, (np. licencje, umowy, ubezpieczenia, kwerendy), pracami typowo muzealnymi (np. konserwacją czy digitalizacją), a także pracami związanymi z tworzeniem tekstów, zleceń i budżetem. Kamienie milowe, o których wcześniej wspomniano, są sformułowane konkretnie dla potrzeb wystaw i wydarzeń (scenariusz, aranżacja itp.).
Ekspozeo składa się z 2 części: podstawowej i internetowej (wspomagającej współpracę zewnętrzną i wewnętrzną). Część podstawowa zawiera wszystkie funkcjonalności, w tym także część „obiektową”, natomiast internetowa pomoże w integracji zespołu, wymianie danych i prezentacji ich na zewnątrz. Jest dedykowana głównie osobom nie związanym na stałe z muzeum, np. wykonawcom projektu, dostawcom itd.