Karta arta magazynowa jest poniekąd reliktem pozostałością papierowego dokumentowania zmian w magazynie. Jednakże i w elektronicznym wydaniu ma zastosowanie. Można dzięki niej "odkreślać" okresy, te nieaktywne je rozliczać i dalej już odkładać i pracować na bieżącym zakresie dokumentów.
| Kartę zakłada się dla każdego z czynnych KTM w danym magazynie |
...
tylko w jednym magazynie.
zakliknięciu pojawi się okno z wyborem, jakich kart ma dotyczyć przegląd. Po zatwierdzeniu np. „aktywnych", pokaże się okno z listą pozycji wprowadzonych do magazynu. Nową kartę użytkownik zakłada klikając dołącz. Następnie pokaże się okno do uzupełnienia "Karta magazynowa stanowisk"’. Ustawienie kursora w polu "skrót" i zakliknięcie słownika f3 włączy listę z wcześniej dodanymi materiałami, towarami i usługami. Jeśli nie ma pożądanej przez użytkownika – dołącza nową z górnego menu. Po zapisie wybiera z listy dwukrotnie klikając myszką.
Karta magazynowa musi mieć uzupełnione pola:
- symbol
- kod kreskowy
- jednostka miary, wymiary
- cena magazynowa – ustalona wewnątrz firmy/instytucji
- cena sprzedaży netto (cena brutto zostanie naliczona wg wzoru: przy oraz pola w sekcji ‚STAN’. W polu ‚Przyjęcia wg PZ,PW’,widoczna będzie ilość i wartość z dokumentu, analogicznie w polu dla wydania tylko z RW, WZ i korekt
- ilość minimalna – ustalana przez magazyniera, przyjmując wartość – jeśli będzie poniżej stanu minimalnego, system pokoloruje linię na czerwono, tak aby ułatwić pracę i kontrolę nad stanem
- karta aktywna – dołączenie pozycji uaktywni kartę
- karta z jedną dostawą – jeśli nie będzie planowane przyjęcie ponowne danego towaru/materiału i magazynier uzna, że chce to zaznaczyć w systemie.
. Generalnie w tym samym momencie powinna być czynna jedna karta, wyjątkiem są sytuacje, gdy ten sam KTM występuje w różnych wariantach, w różnych rozmiarach. Informacje na karcie:
|
Dodatkowo na karcie rejestrowane są ilości i wartości pochodzące z dokumentów:
- przyjęcia do magazynu a w tym:
- PZ - przyjęcie z zewnątrz - zakupy materiałów i towarów
- PW - przyjęcie z własnego wytworzenia
- PC+ - przeceny
- IR+ - przychodu, nadwyżki naliczonej w inwentaryzacji
- ale poza zwrotami z wydania na potrzeby wewnątrzne (RW) oraz zwrotu zewnętrznego ze sprzedaży (ZZ),
- wydania z magazynu i inne, pozostałe dokumenty wraz z wymienionymi korektami.
Dla monitorowania stanu magazynie wprowadzić można ilość minimalną, dzieki temu można wcześniej reagować w celu uzupełnienia braków.
Planowane przyjęcia i wydania:
- rzeczywiste przyjęcie albo wydanie następuje w momencie akceptacji dokumentu przez magazyniera. Co jest jakby potwierdzeniem fizycznego przyjęcia rozchodu.
- planowane są te po zapisie dokumentu ale przed powyższą akceptacją. Może to mieć miejsce np. gdy w muzeum jest faktura dostawy wystawiona do przyjęcia PZ, ale fizycznie dostawa jeszcze niedotarła. W sprzedaży: gdy faktura jest wystawiona a odbiorca z fakturą idzie do magazynu i tam następuje faktyczny odbiór. Inaczej w obu przypadkach ktoś z działu logistyki podpisywałby się za magazyniera materialnie odpowiedzialnego za stan magazynowy.
Karta przestaje być aktywną z chwilą wyzerowania stanu przez nią rejestrowanego. W tym momencie można ją zamknąć i przy następnych przyjęciach utworzyć nowąNowe rzeczy dołączane są dokumentami np. zakupu PZ. Jeśli przedmiot jest przesuwany z innego magazynu, to dokumenty MW-MP pokazują zmiany dotyczące przedmiotu. Okno podzielone jest na trzy części. Pierwsza główna, z listą pozycji, oraz dwie mniejsze, pokazujące co działo się z przedmiotem od momentu przyjęcia, po wydanie, sprzedanie, przesunięcie.