Działania w systemie Ekspozeo mogą prowadzić różne osoby (także te, które nie pracują w danym muzeum), ale zakres prac, jakie mogą wykonywać, różni się w zależności od roli, jaką pełnią w procesie organizacji wystawy.
Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy więc przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy (wybieramy wystawę/event z dostępnej listy)
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu, wskazania jej roli (kierownik, członek zespołu i obserwator, czyli osoba mogąca obserwować postęp prac, ale bez prawa do edycji, dodawania czy usuwania materiałów) i charakteru, w jakim w nim występuje.
Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach, ale wymaga to każdorazowo osobnego działania i przypisania do kolejnego działu.
Osobną kategorię tworzą działania związane z opracowaniem tekstów:
Rolę w opracowaniu tekstów możemy przypisać tylko takiemu użytkownikowi, który wpisany jest do działu tekstów (w innych przypadkach aktywna jest tylko opcja "nie dotyczy tekstów").
Baseny
Rozpoczynając pracę z wystawą w Ekspozeo zarządzamy działami i przypisujemy role poszczególnym osobom. W panelu bocznym ekranu mamy przycisk "Osoby i role".
Klikając przycisk 
widzimy okno zarządzania na działy i role czyli baseny.
Przycisk - mamy możliwość przypisania osoby do określonego działu i wskazania roli. Jedna osoba może być kilku działach.
