arta magazynowa jest poniekąd pozostałością papierowego dokumentowania zmian w magazynie. Jednakże i w elektronicznym wydaniu ma zastosowanie. Można dzięki niej "odkreślać" okresy, te nieaktywne je rozliczać i dalej już pracować na bieżącym zakresie dokumentów.
| Kartę zakłada się dla każdego z czynnych KTM w danym magazynie. Generalnie w tym samym momencie powinna być czynna jedna karta, wyjątkiem są sytuacje, gdy ten sam KTM występuje w różnych wariantach, w różnych rozmiarach. Informacje na karcie:
|
Dodatkowo na karcie rejestrowane są ilości i wartości pochodzące z dokumentów:
- przyjęcia do magazynu a w tym:
- PZ - przyjęcie z zewnątrz - zakupy materiałów i towarów
- PW - przyjęcie z własnego wytworzenia
- PC+ - przeceny
- IR+ - przychodu, nadwyżki naliczonej w inwentaryzacji
- ale poza zwrotami z wydania na potrzeby wewnątrzne (RW) oraz zwrotu zewnętrznego ze sprzedaży (ZZ),
- wydania z magazynu i inne, pozostałe dokumenty wraz z wymienionymi korektami.
Dla monitorowania stanu magazynie wprowadzić można ilość minimalną, dzieki temu można wcześniej reagować w celu uzupełnienia braków.
Planowane przyjęcia i wydania:
- rzeczywiste przyjęcie albo wydanie następuje w momencie akceptacji dokumentu przez magazyniera. Co jest jakby potwierdzeniem fizycznego przyjęcia rozchodu.
- planowane są te po zapisie dokumentu ale przed powyższą akceptacją. Może to mieć miejsce np. gdy w muzeum jest faktura dostawy wystawiona do przyjęcia PZ, ale fizycznie dostawa jeszcze niedotarła. W sprzedaży: gdy faktura jest wystawiona a odbiorca z fakturą idzie do magazynu i tam następuje faktyczny odbiór. Inaczej w obu przypadkach ktoś z działu logistyki podpisywałby się za magazyniera materialnie odpowiedzialnego za stan magazynowy.
Karta przestaje być aktywną z chwilą wyzerowania stanu przez nią rejestrowanego. W tym momencie można ją zamknąć i przy następnych przyjęciach utworzyć nową.