Harmonogram zajętości osób jest graficznym przedstawieniem dyspozycyjności czasu danej osoby. Na tej samej zasadzie działa również harmonogram zajętości miejsc wykorzystywanych w muzeach na różne zajęcia, szkolenia, lekcje itd.
W W samym systemie zajętość osób przedstawiona jest w trzech odmiennych oknach reprezentujących grafik miesięczny, tygodniowy i dzienny.
...
W zależności od dokonanego wyboru górna belka informuje o dniach bądź godzinach w grafiku, po lewej stronie mamy listę osób (ważne, by zaznaczać przy opisie osoby w zakładce "Kadry, zajętość pola pole checkbox Osoba umieszczona w harmonogramach zajętości), natomiast w centralnej części tabeli mamy wykaz konkretnych zajętości. W skład zajętości wchodzą wszystkie dane, które są wprowadzane do rejestrów, takie jak dyspozycje, lekcje, wydarzenia, urlopy, delegacje, szkolenia. Każda z tych czynności jest oznaczona odpowiednim kolorem. Prawa część okna służy do nawigacji i zmiany kryteriów wyświetlania. Wybierając przycisk "Legenda", a następnie "Dołącz" możemy dopisać rodzaje zajętości nie ujęte w słowniku i oznaczyć je wybranym kolorem.
...
Menu główne → Administracja, finanse → Administracja → Harmonogram zajętości
Na końcu zapisać. Przy wprowadzaniu terminów użytkownika, w harmonogramie pokaże się zakolorowany obszar w danym dniu, w ustalonym wcześniej kolorze.
Okno z listą użytkowników, po prawej buttony menu. Legenda – można dołączyć swoje definicje zajętości i kolor dla nich. Na przykład urlop.
Po kliknięciu dołącz należy uzupełnić pola, po ustawieniu kursora w polu tło – 
, wybrać kolor.