Działania w systemie Ekspozeo mogą prowadzić różne osoby (także te, które nie pracują w danym muzeum), ale zakres prac, jakie mogą wykonywać, różni się w zależności od roli, jaką pełnią w procesie organizacji wystawy.
Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy więc przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy (wybieramy wystawę/event z dostępnej listy)
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu, wskazania jej roli (kierownik, członek zespołu i obserwator, czyli osoba mogąca obserwować postęp prac, ale bez prawa do edycji, dodawania czy usuwania materiałów) i charakteru, w jakim w nim występuje.
Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach, ale wymaga to każdorazowo osobnego działania i przypisania do kolejnego działu.
Osobną kategorię tworzą działania związane z opracowaniem tekstów:
Rolę w opracowaniu tekstów możemy przypisać tylko takiemu użytkownikowi, który wpisany jest do działu tekstów (w innych przypadkach aktywna jest tylko opcja "nie dotyczy tekstów").
baseny
Oznaczenia: W - wymagalny, D - dopuszczalny, brak wpisu - zabroniony
...
Zarządzanie projektem - akceptacja faz, zmiana terminów
...
Odbiór projektu
...
Decyzja dot. pozyskania
...
Kierownik projektu
...
pisanie tekstów, edycja, korekta i tłumaczenia
...
konsultanci, autorzy kwerend, recenzenci
...
obiekty oryg. ikonografia, archiwum audio i av
...
Zespół ds. ekspozycji
...
Zespół ds. technicznych
...
wyposażenie wystawy tj. oświetlenie, IT
...
Zespół ds. promocji
...
dystrybucja komunikatów zarówno w zespole jak i w świecie zewnętrznym
...
Zespół ds. udostępniania
...
dla zwiedzających, sposób zwiedzania, audio-przewodniki, wydawnictwa
...
Współtworzenie planu interpretacyjnego wystawy
...