Harmonogram zajętości osób jest graficznym przedstawieniem dyspozycyjności czasu danej osoby. Na tej samej zasadzie działa również harmonogram zajętości miejsc wykorzystywanych w muzeach na różne zajęcia, szkolenia, lekcje itd.
W W samym systemie zajętość osób przedstawiona jest w trzech odmiennych oknach reprezentujących grafik miesięczny, tygodniowy i dzienny.
W zależności od dokonanego wyboru górna belka informuje o dniach bądź godzinach w grafiku, lewa strona informuje o osobach które są wybrane do zajętości (zaznaczenie przy edycji po lewej stronie mamy listę osób (ważne, by zaznaczać przy opisie osoby w zakładce "Kadry, zajętość pola pole checkbox Osoba umieszczona w harmonogramach zajętości)., środek tabeli natomiast o konkretnej natomiast w centralnej części tabeli mamy wykaz konkretnych zajętości. W skład zajętości wchodzą wszystkie dane, które są wprowadzane do rejestrów takich , takie jak dyspozycje, lekcje, wydarzenia, urlopy, delegacje, szkolenia. Każda z tych wymienionych czynności jest oznaczona odpowiednim kolorem. Prawa część okna służy do nawigacji i zmiany kryteriów wyświetlania. Wybierając przycisk "Legenda", a następnie "Dołącz" możemy dopisać rodzaje zajętości nie ujęte w słowniku i oznaczyć je wybranym kolorem.
Wybierając przycisk "Detale" przejdziemy do szczegółowego spisu wszystkich zajętości (z rozbiciem na poszczególne osoby).
Z racji tego, iż graficzne przedstawienie zajętości osób przez system może nie do końca satysfakcjonować osoby, które wymagają dokładniejszego podziału czasu i dokładniejszych informacji, grafik został również przygotowany w formie strony internetowej. Reprezentowany przez stronę internetową grafik jest z dokładnością co do minuty oraz umożliwia wykonywanie akcji, których nie przewiduje sam system Muzeo. Mowa tu przede wszystkim o akcjach na zajętościach takich, jak złap i upuść, czy wydłużanie i skracanie zajętości w czasie.
...
Menu główne → Administracja, finanse → Administracja → Harmonogram zajętości
...
Okno z listą użytkowników, po prawej buttony menu. Legenda – można dołączyć swoje definicje zajętości i kolor dla nich. Na przykład urlop.
Po kliknięciu dołącz należy uzupełnić pola, po ustawieniu kursora w polu tło – 
, wybrać kolor.
Na końcu zapisać. Przy wprowadzaniu terminów użytkownika, w harmonogramie pokaże się zakolorowany obszar w danym dniu, w ustalonym wcześniej kolorze.