Zalążkiem każdej wystawy jest pomysł, który - w toku dalszych prac - należy rozwinąć, a wypracowane koncepcje wdrożyć w życie. Wymaga to zebrania wielu informacji i odpowiedzenia na szereg pytań.
W systemie Ekspozeo prace nad wystawą rozpoczynają się od przygotowania listy interesariuszy oraz opracowania i wysłania im ankiet, w których określą oni m.in. swoje oczekiwania wobec wystawy, jej atuty czy związane z nią ryzyka.
Prace związane z przygotowaniem wystawy prowadzone są w określonym rytmie, warunkowanym kamieniami milowymi, a wszelkie ustalenia zapadają podczas spotkań. Dodatkowo komunikację między interesariuszami wystawy w każdym etapie projektu ułatwiają kogity.
Po opracowaniu ankiet przychodzi czas na stworzenie scenariusza wystawy. System umożliwia stworzenie dowolnej ilości wersji, dodania do nich preasetów, określenie narracji i rysu historycznego. Równolegle trwają działania związane z pozyskiwaniem obiektów, kwerendami, ruchem muzealiów, digitalizacją i konserwacją. Swoje prace w systemie w tym samym czasie prowadzą działy promocji, edukacji, administracyjny i finansowy.
W kolejnym etapie dodajemy do wystawy projekty graficzne, możemy także stworzyć układ aranżacyjny.
Procedura konkursowa związana z wyłonieniem wykonawcy prowadzona jest poprzez wersję internetową Ekspozeo.
Metodyka prac pomaga określić jakie zaangażować osoby i jakie są ich obowiązki. Wg metodyki projekt winien mieć zorganizowany i kontrolowany początek projektu, fazę środkowa i końcową.
W każdym etapie wystawy prowadzone są spotkania tygodniowe i miesięczne (inne niż spotkanie kończące etap). Spotkania prowadzone wg metodyki Princea oraz Scrum.
- Na spotkania miesięczne zapraszane osoby imiennie - podanie zespołu ludzi na dane spotkanie
- czas trwania spotkania z góry ustalony
- powiadamianie osób o spotkaniu
- click meeting - platforma do wideokonferencji działająca na wszystkich urządzeniach, służy do komunikacji, przesyłania dokumentów, rozmowy na swoje tematy, nie ma informacji co było na poprzednim spotkaniu
- w systemie możliwość zapisania planu spotkań i toku prac: ostatnie spotkanie, najbliższe i przyszłe
Spotkania tygodniowe odbywają się w zespołach roboczych. Spotkania miesięczne i tygodniowe nie mają nic wspólnego ze sobą.
Dokumentacja spotkań:
- ustalenia z minionych spotkań
- bieżące ustalenia i problemy
- zaplanowane na przyszłe spotka
Dokument spotkania tygodniowego
...
Dokument spotkania miesięcznego
...
Ustalenia z minionych
spotkań
...
Bieżące ustalenia
i problemy
...
Zaplanowane na przyszłe
spotkanie
...
Kontrola
budżetu
...