Działania w systemie Ekspozeo mogą prowadzić różne osoby (także te, które nie pracują w danym muzeum), ale zakres prac, jakie mogą wykonywać, różni się w zależności od roli, jaką pełnią w procesie organizacji wystawy.
Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy więc przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
...
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy (wybieramy wystawę/event z dostępnej listy)
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
...
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu i , wskazania jej roli (kierownik, członek zespołu i obserwator, czyli osoba mogąca obserwować postęp prac, ale bez prawa do edycji, dodawania czy usuwania materiałów) i charakteru, w jakim w nim występuje.
Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach, ale wymaga to każdorazowo osobnego działania i przypisania do kolejnego działu.
Uprawnienia poszczególnych osób określone są w zakładce System → Rodzaje uprawnień. Są one zdefiniowane w formie drzewa. Każde z uprawnień posiada opis przybliżający prawa, jakie za nim stoją.
Strukturę drzewa uprawnień można modyfikować poprzez przeciąganie jednych uprawnień na drugie. Można również dodawać nowe oraz edytować i usuwać istniejące już uprawnienia.
Osobną kategorię tworzą działania związane z opracowaniem tekstów:
Rolę w opracowaniu tekstów możemy przypisać tylko takiemu użytkownikowi, który wpisany jest do działu tekstów (w innych przypadkach aktywna jest tylko opcja "nie dotyczy tekstów")Za pomocą przycisku 
można sprawdzić, które grupy osób mają dane uprawnienie. Przycisk 
służy natomiast do sprawdzenia, które osoby posiadają dane uprawnienie.