Spis wykonywanych W tej części systemu mamy spis wszystkich zleceń oraz prowadzonych przez muzeum lekcji muzealnych z podziałem na zlecenie, pozycję zlecenia oraz same lekcje. W Menu głównym Wydarzenia, lekcje
Zlecenie lekcji składa się z następujących pól:
- Rodzaj – wybór ze słownika,
Data – wybór z kalendarza,
Numer – podpowiedź systemu,
Symbol – generowany automatycznie,
Zleceniodawca – wybór ze słownika,
Osoba do kontaktu,
Telefon,
Adres,
E-mail,
Zamówienie,
Okres od – do – wybór z kalendarza,
Osoba prowadząca – wybór ze słownika,
- Status Gotowe do wykonania,
Status Gotowe do rozliczeń,
Opis,
Uwagi.
Przy dodawaniu zlecenia możliwe jest dodanie od razu pierwszych rekordów mówiących o pierwszej pozycji zlecenia oraz pierwszej konkretnej lekcji. Przy dodawaniu pozycji zlecenia mamy możliwość wypełnienia następujących pól:
Rodzaj zajęć - wybór ze słownika,
Nazwa,
Podstawa pozycji – oferta, cennik (wybór ze słownika), inne,
Cena pozycji,
Ilość godzin zlecona, wykonana,
Domyślne miejsce realizacji dział – wybór ze słownika,
Domyślne miejsce realizacji miejsce – wybór ze słownika,
Okres od – do – wybór z kalendarza,
Frekwencja.
Dodanie konkretnej lekcji wiąże się z wypełnieniem następujących pól:
Zlecenie, dotyczy pozycji – wypełniane automatycznie, wskazanie zlecenia i pozycji, do którego podczepiona jest lekcja,
Temat,
Treść
Uczestnicy rodzaj,
Liczba,
Prowadząca firma – wybór ze słownika,
Osoba – wybór ze słownika,
Telefon,
Rodzaj lekcji – Lekcja, Warsztaty, Oprowadzanie, Inne,
Dział – wybór ze słownika,
Miejsce, sala – wybór ze słownika,
Termin – wybór z kalendarza,
Godzina od – do – wpisanie godziny w formacie godzina: minuta,
Ilość godzin, minut,
Do rozliczenia w zleceniu,
Ujęte w zleceniu – wybór ze słownika,
Cena za 1 godzinę,
Do zapłaty netto, brutto,
Rodzaj dokumentu – wybór ze słownika,
Sposób zapłaty.
. Możemy tu także tworzyć własne zlecenia lekcji.
Aby utworzyć zlecenie lekcji, należy wybrać przycisk dołącz (
). System poprosi nas o wybranie odpowiedniego działu muzeum.
Po wybraniu działu część pól nowego zlecenia (np. numer i symbol zlecenia, dane zlecającego) uzupełni się automatycznie o dane zawarte w systemie, Niektóre z nich (np. dane zlecającego) można jednak zmodyfikować.
Po uzupełnieniu danych w oknie zleceń możemy opisać realizowane w ramach tego zlecenia zajęcia (w oknie górnym po prawej stronie) i prowadzone w ramach zajęć poszczególne lekcje (w oknie środkowym po prawej stronie). Opisujemy tu między innymi czas i miejsce prowadzonych zajęć, możemy także podać dane potrzebne do ich rozliczenia. System będzie pilnował zajętości zarówno miejsc wykonywania zajęć, jak i harmonogramu pracy poszczególnych osób i nie pozwoli dokonać zapisu dwóch lekcji w tym samym czasie i miejscu lub dla tej samej osoby.
Usunięcie zajęć jest możliwe tylko w przypadku zleceń ze statusem "w redagowaniu".
Do zleceńDo zlecenia, tak jak to jest w przypadku wydarzeń, możemy dołączyć wszelkie informacje odnośnie wpływów i wydatków, które są związane z wykonywaniem lekcji. Te dane również pojawiają się w oknie po prawej stronie.
Przy prowadzeniu spisu lekcji muzealnych należy również dobrze zaplanować zajętość sali i osób. Zadanie to w systemie doskonale spełnia opcja organizacji lekcji, w której okno grupowe podzielone jest na trzy części. Lewa dolna część odpowiada za wszystkie lekcje nie przypisane do żadnej Sali/miejsca, natomiast okno prawe w dolnej części jest spisem wszystkich osób mogących prowadzić lekcje muzealne. W górnej części znajduje się okno, w którym znajduje się harmonogram lekcji w układzie tygodniowym. Okno to podzielone jest na dni od poniedziałku do niedzieli oraz wszystkie sale/miejsca, które biorą udział w lekcjach. Lekcje dodawane są automatycznie, gdy wypełnimy wcześniej wszystkie dane odnośnie zlecenia, pozycji zlecenia oraz lekcji. Innym rodzajem akcji jest akcja złap i upuść, poprzez którą możemy przenosić lekcje z lewego dolnego okna na grafik oraz tą samą akcją przenosić osoby z prawego dolnego okna na dowolną lekcję. W ten sposób przypisujemy lekcję do konkretnego terminu oraz osobę do konkretnej lekcji. Istnieje również możliwość przenoszenia lekcji w obrębie samego grafiku, jak również usunięcia lekcji lub osoby poprzez przesunięcie odpowiednio na okno lekcji lub okno spisu osób. System informuje, jeżeli dana osoba w wyznaczonym terminie ma już inną zajętość.