Działania w systemie Ekspozeo mogą prowadzić różne osoby (także te, które nie pracują w danym muzeum), ale zakres prac, jakie mogą wykonywać, różni się w zależności od roli, jaką pełnią w procesie organizacji wystawy.
Przed rozpoczęciem pracy nad wystawą w Ekspozeo należy więc przypisać role poszczególnym osobom i dołączyć je do określonych działów.
Menu główne → Wystawy → Wystawy, eventy → Wybierz do pracy (wybieramy wystawę/event z dostępnej listy)
W panelu bocznym wybieramy przycisk Osoby i role:
...
i otwieramy okno pokazujące podział zarządzania na działy i role czyli baseny:
Przycisk 
umożliwia nam przypisanie danej osoby do określonego działu i , wskazania jej roli (kierownik, członek zespołu i obserwator, czyli osoba mogąca obserwować postęp prac, ale bez prawa do edycji, dodawania czy usuwania materiałów) i charakteru, w jakim w nim występuje.
Jedna osoba może znaleźć się w kilku działach, ale wymaga to każdorazowo osobnego działania i przypisania do kolejnego działu.
Uprawnienia poszczególnych osób określone są w zakładce System → Rodzaje uprawnień. Są one zdefiniowane w formie drzewa. Każde z uprawnień posiada opis przybliżający prawa, jakie za nim stoją.
Strukturę drzewa uprawnień można modyfikować poprzez przeciąganie jednych uprawnień na drugie. Można również dodawać nowe oraz edytować i usuwać istniejące już uprawnienia.
Osobną kategorię tworzą działania związane z opracowaniem tekstów:
Rolę w opracowaniu tekstów możemy przypisać tylko takiemu użytkownikowi, który wpisany jest do działu tekstów (w innych przypadkach aktywna jest tylko opcja "nie dotyczy tekstów")
...
.