Poniższy opis jest podzielony na 3 kroki, opisujące jak zlecić konserwację konkretnych obiektów. Poniższe kroki są dedykowane działowi Inwentaryzacji.
Krok 1: Wybranie obiektów
Z księgi inwentarzowej/depozytu/pomocniczej wybieramy obiekty, które mają być objęte zabiegami konserwatorskimi (wybierać możemy więcej niż jeden obiekt).
| Uwaga | ||
|---|---|---|
| ||
Wybrane obiekty muszą należeć do tej samej księgi inwentarzowej/pomocniczej/depozytu. |
Następnie z górnego menu lub klikając prawym przyciskiem myszy na dowolny rekord wybieramy: Akcje dodatkowe >> Wpisz obiekty do konserwacji
Po wybraniu obiektów powyższej akcji, pojawi się okno wybrania zlecenia, do którego mają być dołączone wybrane wcześniej obiekty. Okno podzielone jest na dwa panele. Lewy : lewy (1), w którym znajduje się lista wszystkich zleceń konserwatorskich dla danej księgi oraz prawy (2) z listą wszystkich zabiegów, które związane są z danym wybranym zleceniem.
Po lewej stronie należy wybrać zlecenie, do którego mają być dołączone obiekty. Wystarczy kliknąć dwukrotnie na dany rekord lub kliknąć przycisk Wybierz.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Obiekty mogą być dołączone tylko do zleceń, które są w fazie W redagowaniu w - w innym wypadku dołączenie obiektu nie będzie możliwe. |
Jeżeli nie istnieje zlecenie o takiej fazie zlecenie nie istnieje w fazie redagowania możemy je dodać korzystając z przycisku dołącz.
Krok 2: Utworzenie zlecenia
Po wybraniu akcji dołączenia nowego zlecenia pojawi się okno edycji zlecenia. Okno to zawiera podstawowe informacje podzielone na 4 segmenty:
- Zlecający - informacje o instytucji oraz osobie zlecającej zlecenie. Muzeum oraz osoba są wyznaczane automatycznie wg danych wpisanych do systemu.
- Wykonawca - informacje o instytucji oraz osobie odpowiedzialnej za wykonanie zlecenia. Wszystkie dane podpowiadają się automatycznie, według wcześniej wprowadzonych danych oraz danych powiązanych z pracownią.
- Zlecenie - informacje o zleceniu. Daty zlecenia oraz numer i symbol wyznaczane są automatycznie, reszta danych powinna być wypełniona przez użytkownika.
- Dokumenty zmiany przechowania - informacje o dokumentach odpowiedzialnych za wydanie oraz zwrot obiektów.
Po wypełnieniu danych i zatwierdzeniu wprowadzonych informacji (przycisk Zatwierdź), zostanie utworzony nowy rekord zlecenia, który będzie w fazie redagowania. Teraz do takiego zlecenia można przypisać wcześniej wybrane obiekty.
Należy kliknąć dwukrotnie na dany rekord lub kliknąć przycisk Wybierz z górnego panelu nad listą zleceń. Po wybraniu rekordu, zostaną utworzone zabiegi związane z wybranymi wcześniej obiektami. Okno zostanie zamknięte i użytkownik zostanie przeniesiony z powrotem do okna związanego z księgą inwentarzową/depozytową/pomocniczą. W kolumnie dotyczącej konserwacji przy obiekcie znajdzie się status w redagowaniu.
Krok 3: Przekazanie zlecenia
Po dodaniu obiektów do zlecenia, samo zlecenie nie zostało jeszcze przekazane do konserwacji. Nadal jest uznawane jako zlecenie w redagowaniu i może być edytowane oraz wzbogacane o kolejne obiekty, które mogą być przypisane do tego zlecenia. Jeżeli redagowanie danego zlecenia ma być zakończone przez dział inwentaryzacji, należy przekazać zlecenie do działu konserwacji. By to zrobić, należy z górnego menu lub klikając prawym przyciskiem myszy na dowolny rekord wybrać: Akcje dodatkowe >> Podgląd zleceń konserwacji.
Okno podglądu zleceń będzie bardzo podobne do tego, które widzieliśmy przy wyborze zlecenia, jednak zostanie wzbogacone o dodatkowy panel i z informacją o aktualnej fazie. W tym panelu użytkownik może przekazać zlecenie do konserwacji poprzez wciśniecie przycisku Przekaż zlecenie.
Po wybraniu tego przycisku zlecenie zostanie przekazane do konserwacji, a w kolumnie dotyczącej konserwacji przy obiekcie znajdzie się status zlecona.
Na tym etapie kończy się utworzenie nowego zlecenia konserwacji przez dział inwentaryzacji.