Zalążkiem każdej wystawy jest pomysł, który - w toku dalszych prac - należy rozwinąć, a wypracowane koncepcje wdrożyć w życie. Wymaga to zebrania wielu informacji i odpowiedzenia na szereg pytań. W systemie Ekspozeo prace nad wystawą rozpoczynają się od przygotowania listy interesariuszy oraz opracowania i wysłania im ankiet, w których określą oni m.in. swoje oczekiwania wobec wystawy, jej atuty czy związane z nią ryzyka. Prace związane z przygotowaniem wystawy prowadzone są w określonym rytmie, warunkowanym kamieniami milowymi, a wszelkie ustalenia zapadają podczas spotkań. Dodatkowo komunikację między interesariuszami wystawy ułatwiają kogity.