W części Administracja, finanse w menu Magazyny pierwszym wyborem jest rejestr magazynów:
Znajdują się na niej wprowadzone magazyny. Nad tabelą są podane funkcje magazynowe, oprócz standardowych (Dołącz, Popraw, Usuń) można przeglądnąć karty magazynowe, wydane dokumenty, a także zestawienia stanu na wybrany moment i , obroty za okres, raport na koniec miesiąca, oraz inne zestawienia w opcji Drukuj.
Jeśli nie ma jeszcze żadnego magazynu, a ma być prowadzona gospodarka magazynowa, to należy za pomocą opcji Dołącz dodać magazyn. Tak opcja jak i opcja Popraw wywołają ekran danych magazynu:
| Ekran | Opis |
|---|---|
| W tej części jest opis magazyny, miejsce oraz przypisanie do stanowiska sprzedaży. Przypisanie jest istotne zwłaszcza dla stoisk, unika się w ten sposób potrzebę wybierania magazynu w trakcie sprzedaży, jest to jednocześnie metoda rozliczenia się z rzeczy w magazynie. Należy wprowadzić sposób numeracji dokumentów, w której będzie użyty min. kod magazynu. Numeracj amoże być roczna/miesięczna z uwzględnieniem rodzaju dokumentu albo bez. |
| W magazynie można prowadzić wszystkie rodzaje rzeczy, albo można ograniczyć tylko do wybranego np. towarów, czy materiałów. W systemie wartościowanie w kazdym z magazynów może być prowadzone oddzielnie. Ceny generalnie rozchodów i ich zwrotów mogą być ustalane:
Jest możliwość ustalenia minimów stanu, zejście poniżej może być wykorzystane do zestawienia zapotrzebowania. |
| Jeżeli Muzeo współpracuje z systemem finansowo-księgowym (FK), a tak prowadzona jest gospodarka magazynowa, to dla każdego magazynu można określić konta księgowe zapisu wartości z dokumentów magazynowych. Będą one wykorzystane w dekrecie dokumentu magazynowego przesyłanego z Muzeo do FK. Na pewno należy wskazać konto stanu magazynu, pozostałe konta mogą być określane z kont ogólnych zapisanych w danych muzeum lub oddziału z uwzględnieniem rodzaju rzeczy: towaru, materiału albo wyrobu |
KARTY MAGAZYNOWE – po zakliknięciu pojawi się okno z wyborem, jakich kart ma dotyczyć przegląd. Po zatwierdzeniu np. „aktywnych", pokaże się okno z listą pozycji wprowadzonych do magazynu. Nową kartę użytkownik zakłada klikając dołącz. Następnie pokaże się okno do uzupełnienia "Karta magazynowa stanowisk"’. Ustawienie kursora w polu "skrót" i zakliknięcie słownika f3 włączy listę z wcześniej dodanymi materiałami, towarami i usługami. Jeśli nie ma pożądanej przez użytkownika – dołącza nową z górnego menu. Po zapisie wybiera z listy dwukrotnie klikając myszką.
Karta magazynowa musi mieć uzupełnione pola:
- symbol
- kod kreskowy
- jednostka miary, wymiary
- cena magazynowa – ustalona wewnątrz firmy/instytucji
- cena sprzedaży netto (cena brutto zostanie naliczona wg wzoru: przy oraz pola w sekcji ‚STAN’. W polu ‚Przyjęcia wg PZ,PW’,widoczna będzie ilość i wartość z dokumentu, analogicznie w polu dla wydania tylko z RW, WZ i korekt
- ilość minimalna – ustalana przez magazyniera, przyjmując wartość – jeśli będzie poniżej stanu minimalnego, system pokoloruje linię na czerwono, tak aby ułatwić pracę i kontrolę nad stanem
- karta aktywna – dołączenie pozycji uaktywni kartę
- karta z jedną dostawą – jeśli nie będzie planowane przyjęcie ponowne danego towaru/materiału i magazynier uzna, że chce to zaznaczyć w systemie.
. |
Dokumenty – uruchamiane jest okno z listą dokumentów powiązanych z daną kartą KTM. Jeśli były wydania lub przyjęcia, będą tutaj widoczne dokumenty potwierdzające kiedy i co działo się z przedmiotem.
W nowym oknie akcje menu:
dołącz – nowy dokument magazynowy, następnie wybór
popraw – poprawianie dokumentu
usuń – usuwa na stałe dokument
przelicz – przelicza wartości, jeśli coś było wycofywane z wydania lub dołączane, a wartości nie zgadzają się, wciśnięcie przelicz pozwoli przeliczyć ponownie wartości i ilości
Cofnij akceptację – jak nazwa wskazuje, wycofanie akceptacji dokumentu
Zapisz do magazynu – zapisuje wydanie/przyjęcie do magazynu ilości i wartości
Księguj – zapisanie wartości dekretem
Pozycje – poszczególne pozycje dokumentu na liście
Import/export – dołączenie do systemu danych z innych systemów księgowych, za pomocą specjalnie przygotowanych formuł lub wyniesienie danych na zewnątrz do importu w innym systemie (górne menu ‚Wykonaj’ otworzy okno z fakturami i paragonami, które mają być wyeksportowane lub zaimportowane)
Stan – Pokazuje stan pozycji, jakie są wprowadzone do magazynu. W pierwszym oknie należy określić, co ma być przeglądane, a następnie po zatwierdzeniu pojawi się lista.
Obroty – okno z listą obrotów danego magazynu.