Przed wyświetleniem ekranów pracy można zawęzić dokumenty do jednego magazynu oraz okresu:
Widoczność dokumentów może być ograniczona na ekranie poniżej poprzez zastosowanie filtrów (wiersza pod nagłówkami kolumn).
Ekrany z dokumentami magazynowymi są podwójne: ekran dokumentów i poniżej ekran pozycji bieżącego dokumentu. W obu ekranach są po lewej przyciski z ważniejszymi poleceniami, wszystkie dostępne są w linii nad ekranami. W tej linii zestaw poleceń będzie się zmieniać w zależności, w którym oknie jest się aktualnie. Powyżej jest się na oknie dokumentów, dlatego okno pozycji poniżej jest wyszarzone. Gdy się kliknie na ekran z pozycjami, to linia z zestawem poleceń może być następująca:
Poza tym polecenia w linii górnej oraz przyciski po lewej będą się także zmieniać w zleżności od fazy opracowania dokumentu. Generalnie rozróżnia się 5 takich faz uwidocznionych w kolumnie Status:
W przygotowaniu - zarówno dokumenta jak i pozycje są w trakcie redagowania
- wówczas możliwe są do wykonania polecenia pokazane na ekranie: Dołącz, Popraw, Usuń, Przelicz i Akceptuj oraz inne omówione dalej
- Wykonanie polecenia Akceptuj zmienia fazę na następną
- Do magazynu - gdy dokument jest skompletowany i czeka na realizację. W tym przypadku wydanie z magazynu. W tej fazie oczywiście nie można w dolnym okienku zmieniać danych w pozycjach za wyjątkiem przypisania przychodów itp. Faza ta może być wycofana do redakcji poleceniem: Cofnij akceptację albo może być przez magazyniera zatwierdzona poleceniem Zatwierdź
- W trakcie spawdzana jest poprrawność i chronologia wydań, a przy pozytywnym wyniku ustalany jest numerdokumentu oraz symbol. Do tej fazy numery były ujemne a symbole tymczasowe
- Po zatwierdzeniu magazynowym może być faza:
- Do FK - gdy Muzeo współpracuje z systemem FK a ponadto w FK będzie m.in. ten dokument księgowany
- Do rozliczenia - w przeciwnych przypadkach
- Z obu faz można się cofnąć poprzez Wycofaj zatwierdzenie
- Następna faza to moment rozliczenia końcowego z dokumentami np. sporządzenie raportu miesięcznego. Wówczas występuje:
- ex data czas - dla dokumentu eksportowanego - podany jest dzień i godzina eksportu. Z tej fazy można się wycofać poprzez Wycofaj zapis eksportu w grupie poleceń pt. Księguj
- Rozliczony - dla dokumentów nieksięgowanych. aby z tej fazy cofnąc należy wywołać polecenie Cofnij rozliczenie z grupy Zmień status
- Zamknięty dokument poprzez polecenie Zamknij z grupy Zmiań status. Status w kolumnie jest kolorowany na niebiesko, a sam dokument jest blokowany przed zmianami. W ten sposób można zamykać okresy prez osoby uprawnione. Cofnięcie z tego statusu jest poleceniem Otwóz z zamknięcia z grupy Zmień status.
Opis poleceń:
| Grupa | Polecenie | Opis |
|---|---|---|
| Dołącz | Dołączyć w ten sposób można nowy dokument lub pozycję wpisując dane ręcznie | |
Import /Eksport | Dokumenty w tym magazynowe mogą być aksportowane lub tworzone wg danych importowanych | |
| Kopiuj | Jeśli wiele cech dokumentu i pozycji jest podobnych można skorzystać z tej funkcji by dołączyć nowy dokument wraz z pozycjami | |
| Twórz MP | Dodanie MP (magazyn przyjmie) jako dokumentu przeciwstawnego do MW (magazyn wyda) z innego magazynu. Działa tylko w przeglądzie dokumentów wydania MW | |
| Popraw | Poprawienie danych w dokumencie lub w pozycji dokumentu | |
| Usuń | Poleceniem tym usuwa się dokument wraz z pozycjami o ile są w fazie redagowania, przed akceptacją | |
| Przelicz | Polecenie raczej awaryjne służące do przeliczenia pozycji i całego dokumentu - tylko w fazie redagowania | |
| Akceptuj | Polecenie po zredagowaniu dokumentu i pozycji - nadanie dalszego biegu tj. do fazy Do magazynu | |
| Cofnij akceptację | Powrót do fazy redagowania z fazy Do magazynu | |
| Zatwierdź magazynowo | Potwierdzenie przez magazyniera wykonania dokumentu tj. wydania artykułów czy wprowadzenia ich do magazynu. Po uruchomieniu tego polecenia należy podać datę realizacji w magazynie, która jest podpowiadana ale może bć inna:
| |
| Wycofaj zatwierdzenie | Wycofanie się magazyniera z zatwierdzenia magazynowego o ile dokument nie jest już rozliczony lub wyeksportowany do FK | |
| Księguj | Eksport dokumentu do FK | Dokumenty zatwierdzone przez magazyniera i przeznaczone do eksportowania do FK mogą byc tym poleceniem wyeksportowane. Generalnie praca ta polega na wytworzeniu pliku z danymi o dokumencie (lub wielu dokumentach - praca grupowa) i przesłaniu do systemu FK |
| Wycofaj zapis eksportu | Może się zdarzyć potrzeba wycofania się z fazy wyeksportowania dokumentów do FK i wtedy należy to polecenie użyć. | |
| Dekret naliczony | W dowolnej fazie dokumentu można wykonac to polecenie by zobaczyć jak będzie wyglądać dekret dokumentu - polecenie niczego nie zapisuje | |
| Rozlicz | Oznaczenie dokumentu że jest rozliczony - jest to przeniesienie dokumentów do fazy równoważnej z Eksportem dokumentów do FK. Może być wykonane np. przy rozliczeniu miesiąca, w trakcie generowania raportu miesięcznego - ustalane we wdrożeniu. | |
| Zmień status | Wycofaj rozliczenie | Poleceniem tym wycofuje się dokumenty z fazy 4 Rozliczone do fazy niższej: Do rozliczenia |
| Zamknij | Polecenie służy do zamknięcia bieżacego lub wybranych dokumentów przed ich zmianami. | |
| Otwórz z zamknięcia | Poleceniem tym można otworzyć zamknięte dokumenty dla ewentualnych zmian | |
| PDF, skany | Wyświetlone będzie okno tylko, że zamiast pozycji można będzie wprowadzić dowolne pliki, w tym przeciągać myszką np. maile z poczty elektronicznej. Istnienie podłączonych plików do dokumentu sygnalizowane jest ikonką jak oznaczono poniżej:
|
